Assistant Technique en Gestion Documentaire - Paris e, France - ARKADIA Group

ARKADIA Group

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 14 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans le cadre du poste et des fonctions, vous prendrez en charge les missions suivantes:
Le poste demandé couvre des tâches de secrétariat technique et de gestion documentaire.

Celui-ci consiste à prendre en charge d'une manière générale le traitement de tous les flux entrants et sortants, papier (en très faible quantité) et informatique, de l'ensemble du projet.

**En termes de gestion documentaire**:

- Établir un plan de classement et d'archivage de l'ensemble des documents émis et reçus dans le périmètre du Titulaire (correspondance, dossiers, notes, avis divers etc.). Ce plan de classement est décrit dans la procédure de gestion documentaire du Titulaire ;
- Utiliser et alimenter l'outil de Gestion Electronique de Documents (GED) de la MOE d'Ensemble du CEA. Tous les documents émis et reçus par la MOE d'Ensemble CEA doivent être archivés dans la GED ;
- Suivre les jalons de remise des documents dus ou à recevoir et les jalons des remises documentaires du MOE d'Exécution et du MOE des Procédés ; proposer et suivre un indicateur de remise des livrables ;
- Identifier, classer et archiver quotidiennement les documents « papier » et informatiques (y compris les courriels) émis et reçus ;
- Numériser, a mínima une fois par semaine, les documents « papier » et intégrer les fichiers numériques correspondants dans la GED ;
- Fournir un accès permanent à la MOE d'Ensemble CEA à la GED et à l'intégralité des documents enregistrés, à tous les indices (versions BPE et versions précédente)
- Tous les mois, la liste des documents enregistrés en GED devra être éditée.

**En termes de gestion des flux documentaires**
- Transférer, envoyer, récupérer et archiver les courriels et les documents joints, à mínima 3 fois par jour. L'importation des documents, du réseau O vers le réseau C, est à réaliser à mínima tous les 2 jours.
- Saisir, mettre en forme ou vérifier, et archiver, diffuser ou mettre dans le circuit de visas, les documents (y compris les courriels) émis.
- Réceptionner et diffuser ou mettre dans le circuit de visa les documents (y compris les courriels) reçus.

**En termes de communication**
- Traiter le courrier « arrivée » (enregistrement, diffusion aux personnes concernées ).
- Traiter le courrier « départ » (enregistrement, diffusion aux personnes concernées ).
- Gérer les communications (téléphone, internet, « boite morale du projet » (Outlook), prise de message ) de la MOE d'Ensemble CEA.
- Organiser les réunions (convocations, réservation de salles, visioconférences, logistique ) de la MOE d'Ensemble.
- **Justifier d'une expérience entre 1 et 7 ans en qualité d'assistant technique secrétariat/Gestion documentaire **(de préférence dans le domaine du Nucléaire ou Pétrochimie)
- Vous maitrisez un outil GED,
- **Bon savoir-être : Rigueur, Organisation, Sérieux.**

Vous êtes mobile sur la région parisienne

De plus, vous faite preuve des qualités suivantes:

- A l'aise avec les logiciels de bureautique
- Bonne connaissance du processus qualité et culture de sureté nucléaire.
- Capacité d'adaptation, communication et travail en équipe,
- Organisation, rigueur, souplesse et réactivité,
- Curiosité technique,

Postulez à cette offre et rejoignez notre cercle de confiance2

Qui sommes nous ?

ARKADIA Group est une société d'ingénierie et de services indépendante qui intervient en France et à l'international en
**alliant expertises conseil et terrain**.

Nous intervenons sur
**les secteurs de l'énergie, de la pharmacie, du transport, de l'aérospatial et de la défense**.

PME de près de 300 collaborateurs, il nous tient à cœur de centrer
**notre démarche sur l'humain, les relations de confiance et l'épanouissement de nos collaborateurs**.

Nous osons faire confiance, nous osons faire grandir les femmes et les hommes

Nous partageons avec nos équipes et nos clients des valeurs fortes
- Authenticité : ARKADIA est une entreprise où on parle vrai et dans laquelle le dialogue est favorisé
- Audace : nous osons faire confiance, nous encourageons l'innovation
- Développement : nous osons faire grandir les femmes et les hommes de l'équipe, nous développons une démarche forte de formation
- Engagement : nous tenons nos engagements métier et nous nous engageons pour avoir un impact positif sur la/notre société, au travers notamment d'une démarche RSE participative