Secrétaire - Assistant/assistante Administratif - Corbeil-Essonnes, France - France Alzheimer Essonne

Description

France Alzheimer Essonne

Fiche de poste de la secrétaire administrative

La secrétaire administrative est placée sous la responsabilité de la présidente de l'association ainsi que de la psychologue coordinatrice pour ce qui concerne les actions de terrain. Son activité porte sur les domaines du secrétariat, de la comptabilité et de la vie associative.

**Secrétariat**

1. Gestion du courrier postal et courriel:

- a. Classement
- b. Réponse : rédaction en fonction de ses attributions
- c. Publipostage
- d. Expédition du courrier
- e. Transmissions à la psychologue coordinatrice

2. Participation aux activités de communications

Elle agira en relation avec la psychologue coordinatrice, les membres de Bureau et le (la) responsable communication sur les domaines suivants
- a. Affiches et Flyers
- b. Tableau des actions
- c. Fichier Référents, fichiers newsletter
- d. Facebook

3. Gestion des appels téléphoniques
- a. Gestion de la messagerie du secrétariat (écoute-traitement-orientation)
- b. Gestion du répondeur
- c. Gestion du planning hebdomadaire des écoutantes
- d. Relation avec l'opérateur et RGI

4. Gestion des fournitures
- a. Administratives : commandes de fourniture de bureau et consommables informatiques, gestion du stock.
- b. Commande de documentation à l'Union
- c. D'entretien divers du siège (bureaux, cuisine, salle de réunion)

5. Participation et mise en forme
- a. PowerPoint
- b. Rapport d'activité, formulaire de demande de subventions municipales et départementale.
- c. Document de spécifiques à l'Union pour les activités de terrain
- d. Contrats des psychologues
- e. Conventions municipales
- f. Rédaction des protocoles
- g. Tenue régulière du Fichier des bénévoles et professionnel
- h. Annonces diverses

**Comptabilité**
- Enregistrement de la comptabilité (Factures et Banque)
- Suivi de la trésorerie (encaissement de adhésions, dons, établissements des reçus fiscaux, mise à jour de la base de données des adhésions, règlement des factures, rapprochements bancaires.
- Règlement des salaires et honoraires des professionnelles
- Participation au bilan financier semestriel et annuel
- Devis fournisseurs
- Demande de dotation de l'Union à la commission des aides
- Demande de règlement des actions subventionnées
- Tenue comptable des actions non subventionnées
- Tenue du nombre des adhésions

**Vie Associative**
- Préparation et suivi des Bureaux (convocation, envoi du PV)
- Préparation et suivi des CA (convocation, envoi du PV)
- Préparation et suivi des AG (convocation, envoi du PV)
- Préparation de réunions diverses
- Participation aux événements de l'association
- Préparation des Locaux

Expérience professionnelle demandée. Utilisation du pack Office.

Habitant le secteur de Corbeil-Essonnes.

Autonome, organisé et ayant l'esprit d'équipe et savoir prendre des initiatives. Être empathique lors des appels téléphoniques vis-à-vis des familles en difficultés.

Poste à pourvoir: dès que possible, idéalement mi-juillet

Travail hebdomadaire:
Lundi, mardi, jeudi et vendredi de 9h00 à 17h (pause déjeuner d'1h)

Type d'emploi : Temps partiel, CDI
Nombre d'heures : 28 par semaine

Salaire : à partir de 22 000,00€ par an

Programmation:

- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel