Chargé(E) de Mission Administratif - Paris e, France - VASCERN

Description

**ETABLISSEMENT**

Site projet européen : Hôpital Bichat-Claude Bernard, 46 rue Henri Huchard, 75018 Paris

**PROJET EUROPEEN VASCERN**

**VASCERN, Réseau européen de référence maladies vasculaires rares**

Les Etats membres de l'Union européenne et la Commission européenne ont lancé officiellement 24 réseaux européens de référence(ERNs) pour les maladies rares en mars 2017.

L'objectif des ERNs est de faciliter et d'améliorer la prise en charge des patients atteints de maladies rares en Europe en réunissant les meilleurs experts afin de : partager leur expertise, rédiger des recommandations cliniques, discuter de cas cliniques complexes, développer des projets de recherche, des registres de maladies rares et des outils de formation pour les patients et professionnels de santé.

Spécialisé sur les maladies rares vasculaires, VASCERN compte 39 centres experts hautement spécialisés, 6 partenaires affiliés, provenant de 19 États membres de l'UE, ainsi que de nombreuses associations de patients de toute l'Europe.

**POSTE**

Vous travaillerez dans un environnement médical stimulant à dimension européenne.

**Spécificités du poste**

Environnement anglais (langue de travail du réseau) : bilingue ou niveau C1 anglais minimum

**Liaison hiérarchique (N+1)**

Cheffe de projet

**Liaisons fonctionnelles**
- Equipe-projet VASCERN : 1 Coordinateur (Médecin), 1 Cheffe de projet, 2 Chargées de mission, 2 projet, 1 Spécialiste support informatique / assistance aux utilisateurs finaux (CPMS)
- Membres de VASCERN : professionnels de santé des centres européens et représentants de patients
- Directions hospitalières du site d'accueil (finances, achats, marchés, équipements, cellule recherche et innovation, communication, formation)
- Equipe-projet de la Filière de Santé Maladies Rares FAVA-Multi (réseau national)

**MISSIONS**

**Gestion Administrative**
- Réalisation d'opérations de gestion courante : faire des demandes de devis, gestion des déplacements, constitution et suivi de dossiers administratifs
- Assister la cheffe de projet pour la gestion administrative et financière des projets européens (suivi budgétaire, mise à jour de fichiers de suivi, collecte et archivage de documents justificatifs, gestion des feuilles de temps, participation au rapport financier)
- Recherche de prestataires, effectuer des demandes de devis et suivi administratif des prestataires
- Mise à jour du tableau de bord interne avec collecte mensuelles des indicateurs clés de performance
- Assurer et suivre la maintenance et l'approvisionnement des fournitures ; gestion de courriers ; rédaction de courriers et documents divers, classement et archivage

**Organisation d'événements (incluant un séminaire européen annuel, +/- 100 participants sur 2-3 jours et au moins 6 réunions de groupes de travail/an, programme d'échange entre hôpitaux du réseau, école d'té du réseau, conférences)**
- Organisation et logistique : réservation de salles, invitation et inscription, gestion des réservations (hôtel, restauration), gestion des remboursements et suivi, appui logistique lors du séminaire annuel
- Gestion des ordres de mission
- Appui participation si événement en ligne

**Communication**
- Gestion et mise à jour sur l'ERN Collaborative Platform (agenda, Minutes of Meeting, documents de travail)
- Traduction de textes via Deepl et Google translate, coordination des relectures par les experts, publication
- Encoder des questionnaires sur Google Forms/EU Survey, collecter et traiter l'information
- Recherche documentaire ponctuelle

**Mission de coordination & gestion de projets**
- Organisation des vidéoconférences : envoi des invitations et des rappels, faire le lien avec le IT helpdesk pour la programmation technique
- Mise à jour régulière de nos fichiers de suivi des réunions
- Participation aux réunions de travail et rédaction de comptes rendus

**COMPETENCES REQUISES ET FORMATION**

Bac +2 minimum (gestion administrative, tourisme, assistanat de direction )

Une expérience dans l'organisation de voyages d'affaires et les logiciels GDS serait appréciée mais non-obligatoire.

Maîtrise professionnelle de la langue anglaise requise (lu, écrit, parlé) : langue de travail du réseau

**Compétences**
- Bien s'exprimer oralement et par écrit avec des publics variés
- Organisation logistique de déplacements et événements européens
- Maîtriser les logiciels bureautiques : Outlook, Word, Excel et PowerPoint
- Bon niveau d'orthographe et qualités rédactionnelles
- Savoir intégrer/formaliser des procédures
- Trier, hiérarchiser et classer les informations
- Analyser et gérer les demandes d'information
- Gérer la confidentialité des informations
- Capacité à utiliser des outils de communication (WordPress, réseaux sociaux)
- Connaissance des plateformes de réservation de voyage serait apprécié

**Qualités**
- Appét