Assistant Administratif - Avignon, France - cdg69

cdg69

Entreprise vérifiée

Avignon, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Synthèse de l'offre

**Employeur**

**Conseil départemental du Vaucluse**
Rue viala
Avignon

**Lieu de travail**
- Avignon

**Poste à pourvoir le**
- 01/04/2023
- 24/02/2023

**Type d'emploi**
- Emploi permanent - vacance d'emploi- ?**Motif de vacance du poste**
- Poste vacant suite à une mobilité interne au sein de la collectivité

**Nombre de postes**
- 1

Détails de l'offre

**Famille de métier**
- Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives**Grade(s) recherché(s)**
- Adjoint administratif
- Adjoint adm. principal de 1ère classe
- Adjoint adm. principal de 2ème classe**Métier(s)**
- Assistant ou assistante de gestion administrative**Ouvert aux contractuels**
- Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.**Temps de travail**
- Complet, 1607h / an**Descriptif de l'emploi**

Assiste et apporte une aide permanente au Directeur du Développement et des Solidarités Territoriales et au Responsable administratif et financier en binôme avec l'assistante de direction
Assure le secrétariat des commissions Environnement - Insertion, jeunesse -THD et Attractivité et développement territorial, et si besoin d'autres commissions
Remplace les assistantes des services de la Direction en cas d'absence, sur les volets administratifs
Effectue les tâches classiques de secrétariat.

**Missions et conditions d'exercice**

Activités principales:
Organisation permanente de l'activité professionnelle du Directeur
Organisation, planification et suivi des réunions (préparation des dossiers et des supports, réservation des salles, préparation et envoi des invitations, prise de notes et compte-rendu)
Gestion du secrétariat des commissions Environnement - Insertion, jeunesse -THD et Attractivité et développement territorial, et si besoin d'autres commissions
Accueil physique et téléphonique
Réception, traitement et diffusion de l'information
Gestion du courrier via le logiciel ELISE
Suivi et mise en forme des dossiers administratifs
Préparation et suivi des dossiers pour les commissions
Gestion des rapports, fiches synthèses et notifications en lien avec l'assistante de direction
Correspondant informatique de la Direction (hors Laboratoire) Correspondant Logistique de la Direction (hors service Laboratoire) : gestion du stock, recensement des besoins et commande des fournitures de bureau et du petit matériel ou mobilier
Correspondant archives (Directeur, Responsable administratif et Financier, secrétariat de direction)
Gestion du planning de réservation de l'entretien des véhicules de service Référent congés : suivi des congés des agents de la Direction, établissement et gestion du planning des absences (hors service Laboratoire)

Autres activités:
Mise à jour et consolidation des informations statistiques concernant l'activité administrative de l'équipe de Direction (fichiers, tableaux de bord, bilans...)
Gestion de l'archivage et de la documentation
Etablissement et suivi des ordres de mission, des bons de transport et des états de frais de déplacement
Suivi du circuit des rapports dans le logiciel Airdélib
Renfort ponctuel si absence prolongée et inopinée d'assistant administratif et financier de la Direction sur la partie administrative (hors service Laboratoire)
En cas de besoin, polyvalence avec les autres assistants administratifs des services (hors service Laboratoire)

**Profils recherchés**

Savoirs faire (être capable de):
Organiser un agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et courriels
Prendre des notes, réaliser et mettre en forme des documents de formes et contenus divers en respectant la charte graphique de l'institution
Rédiger des comptes rendus de réunions
Organiser, prioriser et prendre en charge les activités d'assistant administratif en lien avec le Directeur
Savoir s'organiser, hiérarchiser les tâches et respecter les délais
Pour son rôle d'interface et d'interlocuteur de la direction, avoir une bonne présentation et s'exprimer avec aisance
Savoir travailler en équipe et en transversalité

Savoirs (connaissances de / en...):
Organisation et fonctionnement interne de la collectivité
Notions d'organisation et de gestion du temps
Techniques de secrétariat, de bureautique
Techniques d'accueil physique et téléphonique
Règles de l'expression orale et écrite, vocabulaire professionnel du service
Maîtrise des outils de communication et de bureautique utilisés par le service (niveau 2 pour Word, Excel, messagerie Outlook, internet et intranet, logiciel ELISE, logiciel congés GTT, Airdélib)
Maîtrise des procédures inhérentes à la charte graphique de l'institution, au circuit des actes et écrits administratifs et au proces