Assistant(E) de Services - Rennes, France - Inria

Inria

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Type de contrat **:Mobilité ou CDD

**Contrat renouvelable **:Oui

**Niveau de diplôme exigé **:Bac ou équivalent

**Fonction **:Personnel des fonctions support (IT)

**Corps d'accueil **:Technicien de la Recherche (TR)

**Niveau d'expérience souhaité **:De 3 à 5 ans

**A propos du centre ou de la direction fonctionnelle**:
**A propos du centre ou de la direction fonctionnelle**

Le centre Inria de l'Université de Rennes est l'un des neuf centres d'Inria. Il compte une trentaine d'équipes de recherche et 7 services d'appui et de soutien à la recherche, représentant plus de 700 agents. Il est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques et est au coeur d'un riche écosystème de R&D et d'innovation : PME fortement innovantes, grands groupes industriels, pôles de compétitivité, acteurs de la recherche et de l'enseignement supérieur, laboratoires d'excellence, institut de recherche technologique.

**Mission confiée**:
Rattaché(e) hiérarchiquement à la Secrétaire Générale du Centre Inria de l'Université de Rennes, et en lien avec deux autres assistantes, l'assistant(e) apportera un support administratif aux responsables et aux membres des services. Certaines de ces activités peuvent avoir une connotation financière (gestion budgétaire, marchés publics) assez forte.

En fonction du contexte, de l'environnement et de l'organisation du travail, elle/il pourra être amené(e) à prendre en charge une ou plusieurs activités spécifiques aux services. En fonction de contraintes organisationnelles, elle/il pourra également voir son portefeuille de services évoluer.

**Principales activités**:
**Secrétariat**:

- Organiser les agendas et les déplacements (transport, hébergement, ordre de mission, suivi des remboursements )
- Assurer le suivi des tableaux de bord et des indicateurs

**Organisation et gestion administrative**:

- Assurer la préparation et le suivi des dossiers liés à l'activité des services
- Contribuer à l'élaboration du budget des services, suivre les dépenses et procéder aux achats (étude des devis, respect des marchés, saisie des demandes d'achat et réception)
- Saisir, mettre à jour et contrôler des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financières, ressources humaines)
- Contribuer à l'organisation de la vie interne des services
- Organiser et participer à des réunions ou à des actions évènementielles internes et externes : planification, logistique, accueil des visiteurs, comptes rendus, suivi des actions
- Rédiger et mettre à jour les supports de communication (intranet, wiki, pages web )
- Réaliser et diffuser des documents (notes, rapports, procédures, comptes rendus )
- Assurer le classement et l'archivage papier et numérique

**Compétences**:
**Savoir**
- Avoir une connaissance de base des procédures administratives et de la réglementation de la fonction publique
- Connaître les grands principes de gestion budgétaire et des marchés publics
- Avoir une connaissance de base sur l'environnement de la recherche

**Savoir-faire**
- Maîtriser les outils de bureautique et informatique (Pack Office, internet, intranet, messagerie)
- Maîtriser les techniques de secrétariat
- Savoir s'organiser en fonction des priorités de sa hiérarchie / des services
- Savoir planifier simultanément, organiser et assurer le suivi des dossiers
- Savoir prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Savoir mettre en œuvre les techniques de reporting
- Savoir suivre et exploiter des tableaux de bord
- Savoir appliquer les procédures administratives

**Savoir-être**
- Être disponible et à l'écoute
- Être autonome (faire preuve d'initiative, avoir le sens des responsabilités)
- Savoir travailler en équipe
- Être rigoureux(se)
- Savoir respecter la confidentialité
- Avoir le sens du service et faire preuve d'un bon relationnel, tant en interne qu'en externe

**Avantages**:

- Restauration subventionnée
- Transports publics remboursés partiellement
- Prestations sociales, culturelles et sportives (Association de gestion des œuvres sociales d'Inria)
- Prise en charge partielle des frais de mutuelle

**Rémunération**:

- selon conditions statutaires pour les fonctionnaires
- selon profil et expérience pour les contractuels

**Informations générales**:

- **Ville**: Rennes
- **Centre Inria**: Centre Inria de l'Université de Rennes
- **Date de prise de fonction souhaitée**:
- **Durée de contrat**: 12 mois
- **Date limite pour postuler**:

**Consignes pour postuler**:
**Poste à pourvoir par voie de mobilité interne / mobilité inter-fonction publique** **(détachement) ou par voie contractuelle**

Pour plus d'informations, contactez:
**Sécurité défense**:
Ce poste est susceptible d'être affecté dans une zone à régime restrictif (ZRR), telle que définie dans le décret n° relatif à la protection du pot