Assistant de Direction - Montpellier, France - conseil departemental herault 34

conseil departemental herault 34

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Filière:
**Administrative**

Métier:
**Direction générale**

Catégorie:
**B**

**Rédacteur territorial**

CDD ou titulaire

**MONTPELLIER**

**(Hérault 34)**

**Titulaire ou contractuel**

Expérience:
**2 à 3 ans**

Rémunération statutaire + régime indemnitaire

Date limite:
**30/06/2023**

**Descriptif et missions**:
ASSISTANT DE DIRECTION H/F - DETIE 195

**DÉPARTEMENT DE L'HERAULT recrute**:
**Assistant de direction H/F - DETIE 195**
- Grade requis : Cadre d'emploi des rédacteurs territoriaux
- Fonction RIFSEEP : Assistant de manager intermédiaire
- Groupe : B2
- Encadrement : Non
- DGA Développement économique territorial insertion environnement
- Direction Administrative Financière et Fonds Européens
- Montpellier Alco
- Vos missions principales:

- Assurer les tâches de secrétariat et les missions d'assistante de direction
- Assurer l'intérim de l'assistante de la DGA DETIE durant son absence afin de maintenir la continuité de l'activité et des missions auprès de la DGA
- Assurer le secrétariat de la Direction administrative financière et fonds européens et de la Mission développement durable et prospectives
- Peut être référent(e) sur des projets administratifs
- Et plus concrètement
- Assister l'activité de l'équipe:

- Gèrer les rendez-vous, les calendriers et les déplacements
- Procèder à l'accueil physique et téléphonique du public en respectant les engagements de la démarche qualité accueil du public
- Mettre en forme, sur des logiciels spécifiques les courriers et autres documents
- Enregistrer et suit le courrier départ et arrivé (photocopies, fiches de liaisons)
- Assurer la mise à jour, le classement et l'archivage des dossiers et assurer la gestion des fournitures de bureau
- Assurer les missions d'assistant(e) de direction:

- Assister la directrice administrative financière et fonds européens pour la gestion de l'agenda, des réunions (réservations de salles, rédaction des comptes rendus,..), l'organisation des activités, le suivi des échéances,
- Effectuer des tâches bureautiques sur le pack office de base (mise en forme des notes et courriers sous Word, rédaction de comptes-rendus, mise en forme de Power point, élaboration de tableaux Excel,..)
- Assurer l'intérim de l'assistante de la DGA DETIE durant son absence afin de maintenir la continuité de l'activité et des missions auprès de la DGA (les périodes d'intérim concernent l'ensemble des absences de l'assistante de la DGA : congés annuels, JTL, télétravail, absences diverses) : assure le traitement du courrier et des parapheurs (circuit papier et ELISE), assure l'accueil téléphonique et physique, l'organisation des réunions, la préparation des dossiers
- Veille globalement à la continuité du bon fonctionnement du secrétariat de la DGA.- Assurer le secrétariat de la Direction administrative financière et fonds européens (DAFFE) et de la Mission développement durable et prospective (MDDP):

- Assurer le traitement des courriers reçus et envoyés ainsi que des notes et arrêtés produits (circulation papier et traitement ELISE / GUIDAF), assure la circulation des parapheurs au sein des directions, veille au respect des visas et des échéances, procède au classement et à l'archivage de l'ensemble des documents suivis
- Procéder à l'accueil téléphonique et physique (assure la permanence téléphonique en lien avec les autres assistantes de la DGA)
- Être gestionnaire CHRONOS et ULYSSE pour l'ensemble des agents de la DAEC et de la MDDEP (30 agents) : suit la mise à jour des JTL, du télétravail, des congés, des déplacements. Veille à la bonne information de l'ensemble des agents sur les règlements associés.

Référente sur des projets transversaux : Référente GUIDAF, référente Stages de 3ème**Profil recherché**:
ASSISTANT DE DIRECTION H/F - DETIE 195
- Compétences:

- Savoir-faire:
- Constituer et suivre des dossiers administratifs
- Utiliser les logiciels de bureautique
- Respecter la charte graphique
- Utiliser les techniques du domaine d'intervention
- Gérer les priorités
- Transmettre l'information
- Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Connaissances:
- Classement et archivage
- Qualités : démarche, méthodes, outils et pédagogie

Savoirs comportementaux:
- Aptitude à la communication
- Sens de la confidentialité
- Disponibilité
- Sens de l'organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Sens des responsabilités

EC20614**Avantages collectifs au travail**:
ASSISTANT DE DIRECTION H/F - DETIE 195
- Prime de fin d'année
- Compte-Epargne Temps
- Chèques vacances/loisirs
- Amicale du personnel