Secrétaire Administratif - Saint-Denis, France - SEM PLAINE COMMUNE DEVELOPPEMENT

Description

Plaine Commune Développement, membre du réseau des EPL, recherche un secrétaire administratif (H/F).

Type de contrat : contrat à durée déterminée (CDD).

Sous la responsabilité du Secrétaire Général

RESPONSABILITES

**Standard téléphonique de la société**
- Gestion des appels entrants, prise de messages, gestion du répondeur (soir, week-end, congés, astreintes).

**Accueil et orientation des visiteurs**

L'immeuble dispose d'un accueil au rez-de-chaussée, commun à tous les locataires.
- Relations courantes avec l'accueil de l'immeuble (courrier, livraisons, orientation, etc.) ;
- Accueil des visiteurs (occasionnel) et leur orientation ;
- A l'occasion d'instances de la société (Conseil d'administrations, etc.):

- Contribution à l'organisation de l'instance ;
- Accueil, information et orientation des visiteurs (administrateurs, élus, etc.).

**Courrier**
- Traitement du courrier « entrant » : enregistrement sur le logiciel de gestion du courrier (Go7), distribution selon la procédure interne ;
- Traitement du courrier « sortant » : centralisation de la bannette courrier, relai avec la factrice.

**Secrétariat administratif**
- Travaux administratifs : copie, frappe de courrier, etc. ;
- Alimentation des bases contacts et mises à jour (logiciel GO7 et base contacts de la société) ;
- Appui à l'organisation de l'archivage et à la planification des campagnes ;
- Tâches de secrétariat opérationnel en soutien des assistantes (ressource en cas d'absence d'assistantes ou de pics d'activités) ;
- Tâches de secrétariat (y compris affranchissement de courriers, etc.) auprès du Secrétariat général lors de besoin (envoi des rapports d'activités, préparation des dossiers pour les instances, etc.) ;
- Tâches de gestion possibles (ex : saisie de règlements, établissement des quittances de loyer, courriers de rejets factures, etc.) ;
**Missions associées au fonctionnement de la société**
- Tenue des différents registres (accueil des visiteurs, réservation des véhicules, etc.) ;
- Gestion des clés (salles de réunions, stocks, etc.) ;
- Préparation des salles de réunion à l'occasion d'instances (réunions du personnel, Conseil d'administration, etc.) ;
- Suivi des stocks (consommables, fournitures de bureaux, etc.), recensement et planification des besoins, préparation des commandes.

RELATIONS

**A l'intérieur de la société**
- En lien direct et quotidien avec l'ensemble du personnel ;
- Sur des tâches avec les services généraux.

**A l'extérieur de la société**
- Visiteurs.

PROFIL
- Sens du dialogue ;
- Rigueur et organisation ;
- Esprit d'équipe et de collectif d'entreprise ;
- Autonomie ;
- Maîtrise des outils informatiques et logiciels de gestion.

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 6 mois

Avantages:

- Participation au Transport
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Périodes de travail de 8 heures

Type de contrat:

- CDD

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 09/01/2023