Assistant(E) de Direction - Paris, France - Bibliotheque nationale de France

Bibliotheque nationale de France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:2259
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe RIFSEEP **:3
- **Corps **:Contractuel; Secrétaire administratif
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Spécialité professionnelle **:Assistant de direction
- **À pourvoir à compter du **:10/01/2023

**Missions et activités permanentes**: La direction des services et des réseaux (DSR) compte environ 630 agents, titulaires et contractuels. Elle est responsable de plusieurs missions essentielles de la Bibliothèque nationale de France et contribue directement à leur réalisation : dépôt légal physique et numérique, bibliographie nationale et diffusion des données, élaboration des catalogues, conservation physique et numérique, numérisation des collections, pilotage de la bibliothèque numérique Gallica, commercialisation des prestations numériques. En outre, elle met en œuvre la politique de coopération avec les bibliothèques et autres institutions documentaires et assure divers services transverses à la Bibliothèque nationale de France dont la conception, la mise en œuvre et l'exploitation des systèmes d'information. Les services qui en relèvent sont répartis sur quatre sites (site François-Mitterrand, site Richelieu, centre technique de Sablé-sur-Sarthe, centre technique de Bussy-Saint-Georges).
- L'équipe de direction est constituée d'un directeur, de deux adjoints et de six directeurs de département (département du dépôt légal, département des métadonnées, département de la coopération, département des systèmes d'information, département de la conservation, département images et prestations numériques).
Sous l'autorité de la Directrice des Services et des Réseaux, l'assistant(e) de direction est appelé(e) à:
**Secrétariat de direction**:

- gérer l'agenda de la directrice, ses appels téléphoniques, organiser ses rendez-vous et assurer l'accueil physique des visiteurs ;
- gérer la correspondance de la directrice, suivre les mails ;
- rédiger des modèles de courriers, des courriels type et contrôler la qualité des courriers soumis à la signature de la directrice et de ses adjoints (orthographe, grammaire et mise en page)
- préparer les dossiers pour les réunions (reprographie, recherche documentaire), rédiger et diffuser des comptes rendus ;
- veiller au respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction ;
- organiser les déplacements de la directrice et ses adjoints ;

**Communication**:

- organiser les réunions de la direction (réservation de salles, invitations) ;
- contribuer au suivi logistique des événements organisés par la DSR (séminaires, journées d'études...);
- organiser la circulation et la diffusion de l'information au sein de la direction ;
- veiller à l'actualisation de la communication externe de la direction (ex. pages web) en lien avec les départements et la délégation à la communication ;

**Gestion administrative**:

- correspondant(e) GAIA : gérer l'attribution de droits informatiques et d'équipements (téléphonie, mobilier) liés aux mouvements de personnels ;
- correspondant GTA : gestion du temps et des activités ;
- gestion des locaux, des matériels et des fournitures ;
- suivi administratif des indicateurs du contrat d'objectif et de performance (COP) ;
- gérer les documents (saisie, reproduction, diffusion....) : constitution, classement physique et archivage numérique des dossiers en lien avec la mission archives ;

**Activités spécifiques**:
**Compétences requises**: Savoir:

- Maîtrise des outils informatiques et bureautiques et de la communication de l'information (Word, Excel, Lotus)
- Connaissance de l'organisation de l'établissement et de l'environnement institutionnel
- Connaissance des techniques du secrétariat
- Sens du service public
- Anglais apprécié

Savoir faire:

- S'adapter à différents types d'interlocuteurs internes et externes
- Répartir son travail en fonction des contraintes, des délais, des flux et des priorités de l'unité de travail et du responsable hiérarchique
- Evaluer et hiérarchiser les besoins, identifier les priorités et les urgences
- Savoir rédiger et faire preuve de capacité de synthèse

Savoir être:

- Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des informations traitées
- Rigueur et sens de l'organisation indispensables
- Qualités relationnelles et esprit d'équipe
- Réactivité, adaptabilité, autonomie et sens de l'initiative

**Contraintes spécifiques**: Contraintes horaires