Secrétaire Chargée D'accueil - Ambazac, France - Communauté de communes ELAN

Communauté de communes ELAN

Entreprise vérifiée

Ambazac, France

il y a 2 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**OFFRE DE RECRUTEMENT**

**Chargé(e) d'accueil et assistance administrative**

**CDD 6 MOIS**
- _Possibilité de prolongation _

**Embauche le 15 janvier 2024**

**Conditions d'exercice**:
**Lieu d'affectation** : Ambazac/Pôle aménagement du territoire
**Temps de travail**: Complet (35h)
**Télétravail***:NON
**Rémunération** : statutaire, régime indemnitaire.
**Recrutement sur CDD de 6 mois en remplacement (possibilité de prolongation)**
**Cadre d'emplois **:Adjoints administratifs territoriaux (C)

**Descriptif de l'emploi**:
**Rattaché(e) au Directeur du Pôle Aménagement du territoire, vous assurez l'accueil téléphonique et physique ainsi que l'assistance administrative pour l'ensemble des services du pôle.**

**Missions**:
**Accueil physique et téléphonique du public**
Recevoir et orienter les demandes
Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages
Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité
Orienter, conseiller le public vers l'interlocuteur ou le service compétent
Conseiller les usagers et agents sur les procédures
Assure le remplacement de l'accueil téléphonique du siège (lors de absences du titulaire)

**Traitement des dossiers et saisie de documents**
Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques
Saisir des documents de formes et de contenus divers
Gérer et actualiser une base d'informations
Rechercher des informations, notamment réglementaires
Vérifier la validité des informations traitées
Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
Rédiger des documents administratifs
Tenir à jour des bases de données

**Gestion de l'information, classement et archivage de documents**
Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
Photocopier et assembler des documents
Trier, classer et archiver des documents
Rechercher et diffuser des informations
Préparer les dossiers pour les instances
Identifier les sources de documentation

**Planification et suivi**
Gérer les agendas de l'équipe, prendre et organiser les rendez-vous
Renseigner des tableaux de suivi des activités du service
Assurer l'organisation logistique des réunions et des missions (réserver un lieu, convoquer, inviter les participants, gérer la liste des présents, tenir des listings officiels, etc.)
Utiliser des logiciels et des progiciels

**Missions complémentaires nécessaires à l'exercice du service public au sein de la collectivité**

**Profil recherché**:
**_Compétences professionnelles : _**:

- _ Techniques d'accueil, règles de communication / Organisation et activités des services / Organisation et organigramme de la collectivité
Fonctionnement du standard téléphonique, des annuaires, d'Internet
Techniques de régulation / Techniques de communication téléphonique
Techniques de médiation / Techniques de secrétariat / Techniques de recherche d'information
Gérer un planning de réservation
Excellente communication orale et écrite
Logiciels de bureautique

**_Qualités relationnelles : _**:

- _ Savoir travailler en équipe et être solidaire
Ponctualité, dynamique, motivé, tolérant, sens de l'écoute
Discrétion professionnelle
Bon relationnel, diplomatie et discrétion
Savoir rendre compte à sa hiérarchie

**Pour postuler**:
Adresser **CV et LETTRE de motivation** à l'attention de
Monsieur le Président de la Communauté de Communes ELAN
Soit par courrier : 13 rue Gay-Lussac 87240 AMBAZAC

**_Travailleurs handicapés _**:
Type d'emploi : Temps plein, CDD

Salaire : à partir de 1 800,00€ par mois

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- Primes

Expérience:

- Réception: 1 an (Optionnel)

Lieu du poste : En présentiel