Adjoint Au Chef Du Protocole - Metz, France - Ville de Metz

Ville de Metz

Entreprise vérifiée

Metz, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

du poste

Filière : Administrative

Grade : Rédacteur ; Rédacteur principal de 2ème classe ; Rédacteur principal de 1ère classe

Catégorie du poste : B

Type d'offre : Vacance de poste

Temps de travail : Temps complet

A compter du : 01/01/2023

Mode de recrutement : Statutaire ou à défaut contractuel

**Missions**:
Sous la responsabilité de la Cheffe du protocole, vous aurez en charge:

- l'organisation et la mise en oeuvre des manifestations et réceptions en conformité avec les règles du protocole républicain.
- la gestion des invitations et l'organisation de l'accueil des invités lors des manifestations de relations publiques.
- la gestion et le contrôle administratif des manifestations et réceptions
- l'intérim de la Cheffe du protocole en son absence.

**Activités principales**:
**Organiser et mettre en oeuvre des manifestations et réceptions**
- Répondre aux demandes de réceptions par courrier, mail ou parapheur électronique
- Participer aux réunions préparatoires et rédiger des comptes rendus
- Collationner le planning "Protocole" avec celui du Secrétariat Particulier
- Organiser et superviser le déroulement des étapes de la réception
- Rédiger divers documents relatifs aux manifestations (plaques commémoratives, déroulés)
- Gérer et superviser l'organisation logistique de l'événement en relation avec les différents partenaires (internes et externes)
- Aider les services municipaux en matière de protocole pour l'organisation de manifestations officielles

**Assurer la gestion des invitations et l'organisation de l'accueil lors des manifestations officielles et publiques**
- Organiser le dispositif protocolaire nécessaire à une manifestation (accueil, signalétique, buffets...)
- Etablir et gérer des listes d'invités, création de cartons d'invitation et suivi des invitations
- Contrôler et effectuer le suivi des fichiers protocolaires (liste officielle)
- Coordonner et organiser les invitations via le logiciel PW

**Assurer la gestion et le contrôle administratif**
- Déterminer et gérer les prestations à commander aux fournisseurs
- Etablir un cahier des charges qui sera nécessaire dans le cadre de l'élaboration de marchés publics
- Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs et des entreprises au regard du cahier des charges

**En l'absence de la Cheffe du protocole**
- Encadrer les équipes
- Organiser l'ensemble du travail de la cellule du protocole
- Piloter, suivre et contrôler les activités des agents
- Restituer l'information et rendre compte de son activité

**Compétences requises**:
**Savoirs**:

- Connaissance du cadre réglementaire de fonctionnement des collectivités et établissement public
- Connaissance du protocole républicain en vigueur
- Maîtrise de l'anglais et de l'allemand
- Cadre juridique et réglementaire de la commande publique

**Savoir-faire**:

- Respect des règles de préséances et protocolaires
- Ordonnancement des discours
- Techniques et outils de gestion des bases de données
- Techniques de communication
- Techniques de planification et d'organisation
- Méthodes d'analyse et du contrôle des coûts
- Règles budgétaires et comptables des marchés publics
- Maîtrise de l'outil informatique

**Savoir-être**
- Autonomie, réactivité, polyvalence, rigueur
- Aisance relationnelle et sens du contact
- Capacité d'adaptation

**Conditions de travail**:
Astreintes horaires en soirée, week-end possible.

Cet emploi est ouvert aux personnes en situation de handicap.

Lieu de travail : Hôtel de Ville - 1 Place d'Armes 57000 METZ