Assistante Administrative Du Service Maintenance - Nanterre, France - Hauts-de-seine

Hauts-de-seine

Entreprise vérifiée

Nanterre, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Assistante administrative du service maintenance nord (H/F)**:
**Référence**: 22.577**:
**Cotation**: 7.2 Agent administratif et secrétariat et secrétariat de direction**:
**Catégorie**:

- CAdjoints administratifs territ

**Thématique**:
Gestion administrative

**Pôle**:
Pôle Education, Maintenance et Construction
** Votre pôle/direction

La direction des bâtiments œuvre à la construction et à l'entretien des bâtiments départementaux, avec une volonté de qualité et de durabilité : collèges départementaux publics, établissements culturels, sportifs, sociaux et administratifs. Elle œuvre à amélioration de la performance énergétique des 98 collèges publics, qui représentent les 2/3 de ses surfaces bâties.

Son action s'inscrit dans une politique d'investissement ambitieuse au profit de l'attractivité du territoire des Hauts-de-Seine. La construction d'une dizaine de collèges, la construction d'un équipement public culturel destiné au musée du Grand Siècle à la caserne Sully, l'aménagement du stade Yves-du-Manoir pour l'accueil des JOP 2024 et la construction de deux centres aquatiques à Antony et Sèvres, figurent parmi les projets phares de la direction. *

En rejoignant le Département, vous mettrez en œuvre vos compétences et votre talent au service d'une collectivité territoriale solidaire et innovante.
** Vos missions

Le Service Maintenance Nord assure l'exploitation, la maintenance et les aménagements du patrimoine du nord des Hauts-de-Seine, environ m2 sur 500 bâtiments variés (sites centraux tertiaires, établissements scolaires, sociaux, sportifs, culturels,). Il regroupe 54 agents. Le secrétariat du service est composé de 2 assistantes qui effectuent un travail en binôme et assurent la continuité de service, en particulier au moment des congés ou des absences imprévues.

Sous l'autorité du responsable du Chef du service, vous serez en charge d'apporter une assistance constante aux unités en terme d'accueil, d'organisation, de de courrier, de traitement des engagements et des factures, de communication, d'information et de suivi des actions et des dossiers, ou encore de tenue des tableaux de bord.
** Vos activités
- Assister le chef de service et les chefs d'unités:

- Gestion des agendas,
- Accueil physique et téléphonique,
- Relecture des parapheurs avant transmission pour visa/signature,
- Organisation et secrétariat de réunions, préparation des réunions de service
- Prise de notes, rédaction et mise en forme de courriers et de comptes rendus
- Mailings et envoi de courriers
- Gérer le courrier:

- Mise en forme des projets de courrier,
- Tri, numérisation et transmission du courrier,
- Suivi des parapheurs en lien avec la direction,
- Tenue du tableau de suivi des courriers et réponses de l'ensemble du service, en lien avec les unités,
- Dans le cadre de la gestion des engagements et des factures:

- Transmission des bons de commande aux entreprises
- Extraction hebdomadaire d'un état des factures en retard
- Suivi du traitement des réclamations pour impayés
- Dans le cadre des missions transversales:

- Tenue des tableaux de bords : anomalies marchés, contentieux
- Synthèse des réponses des unités, en préparation des répondre aux réclamations
- Extraction grand angle des engagements et des liquidations au moment des étapes budgétaires.
** Profil
- Adjoint administratif territorial titulaire, ou à défaut contractuel disposant d'une première expérience réussie dans l'assistanat et/ou le secrétariat (art. 3-2, loi du 26 janvier 1984)
- Connaissances administratives : logiciels et outils informatiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook..
- Techniques de secrétariat bureautique, techniques d'expression orale
- Classement, archivage
- Capacité à rechercher des données
- Rédiger des documents
- Sens de l'accueil et de la communication
- Forte capacité d'anticipation, savoir communiquer et travailler en équipe
- Savoir rendre compte, sens de la confidentialité
- Autonomie et sens des responsabilités
- Très bonnes capacités relationnelles
- Sens de l'organisation
- Esprit d'initiative, adaptabilité et réactivité
- Rigueur et disponibilité
- Aptitude au travail en équipe et en transversalité
- Discrétion et respect de la confidentialité.

**VOTRE LIEU DE TRAVAIL**:
À Paris-La Défense, l'hôtel du Département est le siège administratif du conseil départemental. Situé dans un quartier dynamique, il offre des espaces de travail modernes et modulables pour favoriser transversalité et convivialité. L'hôtel du département est accessible par différentes lignes de transports et offre des possibilités de parking.

Adresse : 57 rue des longues raies, 92000 Nanterre