Assitant(E) de Direction - Plaisir, France - CH de Plaisir

CH de Plaisir

Entreprise vérifiée

Plaisir, France

il y a 14 heures

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

de l'établissement:
Vous souhaitez rejoindre des équipes dynamiques, bénéficier d'un parcours d'accueil et d'intégration, développer vos compétences en bénéficiant d'une politique de formation et de réelles opportunités de mobilité interne ?

Le Centre Hospitalier de Plaisir recrute

Le Centre Hospitalier de Plaisir déploie son activité d'hospitalisation complète sur deux sites, l'un dédié à la psychiatrie, l'autre à la gériatrie/ rééducation et au handicap. Il emploie 1 700 agents pour un budget de plus de 130 M€ et 1170 lits et places installés.

Le Centre Hospitalier de Plaisir est administré en direction commune avec les Centres Hospitaliers de Versailles, du Vésinet, de la Mauldre, et l'EHPAD des Aulnettes à Viroflay.
Les + : parking voiture et vélo, self du personnel.

Recrutement:
Par voie de mutation, détachement, CDI ou CDD

Description de la mission:
LA PRESENTATION DU SERVICE

La direction des soins est en charge des paramédicaux des pôles d'activité de soins et des personnels socio-éducatifs.

LES ACTIVITÉS PRINCIPALES
- Assurer le secrétariat du coordonnateur général des soins ;
- Gérer les stages (planning, conventions, élaboration du livret d'accueil)
- Gérer la CSIRMT
- Communication, organisation et gestion du secrétariat : traitement et circulation de l'information, des documents et des communications téléphoniques liés au service et le suivi des dossiers
- Coordination et planification : transmission des informations aux différents membres de l'équipe et communication avec les différents services de l'établissement
- Participation aux travaux institutionnels et aux instances institutionnelles
- Organisation de la gestion logistique de la direction des soins (déplacements professionnels, organisation de réunions )

LES MISSIONS PRINCIPALES
- Accueil téléphonique et physique des personnels et visiteurs
- Gestion des appels ou des demandes en fonction de leur importance et des priorités - Préparation et organisation des rendez-vous, réunions, déplacements, recueil des documents en vue des rendez-vous
- Gestion de l'agenda du directeur
- Organisation et priorisation des activités du secrétariat
- Traitement du courrier papier et électronique, répartition interne / externe
- Préparation et participation à diverses réunions et instances, prise de notes et rédaction de compte-rendus dans les groupes de travail
- Saisie et mise en forme de documents, rapports, courriers, compte-rendus - Reproduction et diffusion de documents et de dossiers
- Organisation du classement papier et électronique et archivage
- Collaboration aux points pôles avec l'encadrement
- Planification de réunions de cadres de proximité et de CSS, prise de notes, rédaction et diffusion de compte-rendus
- Organisation de la CSIRMT : organisation des bureaux et des Commissions, préparation de l'ODJ et suivi, réservation et mise en place de salle, prise de notes en séance, rédaction de compte-rendus, collecte et transmission des documents
- Partenariat avec le GHT
- Suivi des effectifs : élaboration des fiches navette en lien avec les gestionnaires RH, actualisation du tableau mensuel, commentaires prévisionnels
- Mise à jour du tableau prévisionnel des Entrées / Sorties
- Suivi des emplois d'été : tableau de recensement des besoins, suivi administratif des recrutements, élaboration d'un tableau de synthèse par pôle
- Suivi du tableau récapitulatif des remplacements : vérification des données et transmission mensuelle en DRH
- Gestion des stocks de fournitures de bureau, des dotations du service, des bons de travaux d'équipement
- Gestion logistique des activités de la direction
- Gestion et suivi des demandes de stage
- Aide ponctuelle lors des conduites de projet auprès des Cadres supérieurs de pôle (élaboration de documents, mise en forme)
- Mise à jour de documents : organigramme, plannings de congés, listes téléphoniques (encadrement, vacataires), feuilles d'émargements
- Mise à jour et mise à disposition de documents pour la continuité des soins : rapports d'astreintes, fiches de mobilité, disponibilités pour heures supplémentaires ou vacations, fiches de poste, suivis de recrutements
- Actualisation et uniformisation de formulaires
- Collecte de données et mise en forme du rapport d'activité

L'organisation du travail : - 9h-17h

Poste à pourvoir le

Profil recherché:
Formation et expérience requise:

- BTS Secrétariat de Direction
- Expérience en secrétariat de direction

Aptitudes et capacités:

- Eprouver de l'intérêt pour le monde hospitalier et la santé
- Savoir accueillir et orienter des personnes
- Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, de rendez-vous et de visites
- Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel
- Organiser et classer des données, des informations et des d