Assistant à L'unité Offre de Soins - Montpellier, France - Pôle Emploi

Pôle Emploi

Entreprise vérifiée

Montpellier, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Vous aurez en charge la gestion administrative des travaux de planification et organisation des soins : - Organisation de réunions : programmation de réunions en visioconférence, prise de rendez-vous, réservation de salles et fournitures informatiques ou de convivialité, élaboration de listes d'émargement, réponses téléphoniques, impression des documents de présentation, conception de dossiers préparatoires (sous pochettes) pour les réunions planifiées. - Gestion du logiciel courrier entrant et sortant « ELISE », pour distribution courrier dans l'unité et mise en signature des courriers sortants - Traitement administratif de courriers ou conventions qui reviennent signés : numérotation, date, copie, scan, mise en signature dans le logiciel de gestion courriers entrants et sortants, mise sous pli, archivage informatique et papier, mise au chrono, envoi courriers des deux services, mise à jour des documents sur le serveur - Envoi de mails et courriers afférents aux différentes thématiques (réponses ponctuelles aux demandes des établissements) - Elaboration de compte-rendu de réunions de l'Unité, en alternance avec l'autre assistante de l'Unité - Participation aux procédures liées aux thématiques en lien avec les référents. - Assister le responsable de l'unité dans le cadre de travaux et de recherches thématiques - Assister le responsable et l'équipe dans la gestion des ordres de missions, frais de déplacement - Elaborer et renseigner des tableaux de suivi de l'activité des deux services de l'Unité offre de soins - Secrétariat de l'UOS en polyvalence avec l'autre assistante de l'Unité : continuité de service - Gestion de l'agenda du responsable d'Unité et des responsables des deux services (Organisation des rendez-vous en interne et en externe) - Suivi des échéances et reporting : - Participation aux enquêtes (DGOS, IGAS, CDC) et mise en forme des résultats - Aide aux publipostages relatifs à des Appels A Projets ou Appels A Candidatures, campagnes - Assistance de l'équipe pour l'utilisation des nouveaux outils de dématérialisation et organisation télétravail Savoir : - Connaissance de l'environnement administratif et politique du ministère et de l'ARS - Connaissance des missions de l'ARS sur l'offre de soins - Connaissance du Projet Régional de Santé Savoir-Faire : - Gestion d'agendas - Organisation de réunions : logistique, convocation - Classement et archivage - Traitement d'enquêtes - Utilisation de la bureautique, Word, Excel, Outlook Savoir-être : - Ecoute - Confidentialité - Rigueur - Sens de l'organisation - Réactivité - Sens du service public - Sens des relations humaines
- **Qualification**:Employé qualifié
- **Profil recherché**:

- **Expérience**:2 ans
- **Formation**:Bac+2 ou équivalents
- **Compétences recherchées**:

- Normes rédactionnelles
- Règles d'affranchissement du courrier
- Gestion administrative du courrier
- Organiser des déplacements professionnels
- Planifier des rendez-vous
- Classer des documents
- Assurer la gestion administrative d'une activité
- Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité
- Établir, mettre à jour un dossier, une base de données