Assistant Administratif - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:07/06/2023

**Date de parution **:07/06/2023

**Nature/durée de contrat**:
CDD de 6 mois

**Intitulé long de l'offre**:
Assistant Administratif

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Assistant Administratif F/H

**Métier**:
Gestion et administration - Gestionnaire administratif *

**Type d'emploi**:
CDD

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Rémunération**:
selon les grilles des métiers de la recherche APHP

**Poste à pourvoir**:

- de 3 mois

**Vos missions**:
Gestion administrative générale du projet RH
- Suivi des présences du personnel
- Constitution des dossiers de recrutements permanents ou stagiaires (GHU, DRCI, Inserm)
- Suivi des renouvellements et des montées d'échelon (GHU, DRCI, Inserm)
- Constitution des dossiers d'évaluation annuelle (GHU, DRCI, Inserm)
- Accueil des nouveaux arrivants avec demande de paramétrage des outils dédiés (Accès serveurs, Accès ORBIS, )
- Suivi et gestion des dossiers de notes de frais des agents en déplacements
- Collecter et traiter des données spécifiques à son domaine d'intervention dans le respect des procédures définies.
- Répondre à des demandes d'information provenant d'interlocuteurs internes ou externes.
- Réaliser des opérations de classement et d'archivage
- Accueil téléphonique et physique des visiteurs et autres interlocuteurs dans le service
- Extraction des rapports intégrés des logiciels institutionnels
- Elaboration des rapports d'activités
- Suivi des indicateurs de pilotage de l'activité en lien avec les indicateurs RH et financiers

Gestion économat
- Réception des commandes
- Réception du courrier et distribution
- Approvisionnement produits sanitaires pour les locaux
- Approvisionnement en papeterie
- Génération des demandes d'interventions (outil GESBONS)
- Emission des commandes déplacements professionnels du personnel médical, frais de publications,

**Compétences recherchées**:

- Savoir se positionner dans un environnement à forte transversalité de missions et de correspondants
- Aptitude à interagir avec différents interlocuteurs de différents secteurs et différentes tutelles administratives
- Travail en autonomie
- Connaissance spécifique des métiers de la recherche et des circuits RH et financier spécifiques aux agents contractuels de la recherche et les modalités techniques des utilisations financières des budgets des projets de recherche clinique.

Qualités personnelles
- Polyvalence
- Esprit d'initiative et d'anticipation
- Organisation, rigueur et méthode
- Esprit d'équipe, convivialité
- Disponibilité, assiduité
- Qualités relationnelles
- Discrétion
- Dynamisme

En complément
- Fonction de gestion d'un portefeuille d'activité
- Animer une réunion en environnement hiérarchique et fonctionnel
- Evaluer les risques internes et externes et mettre en œuvre les éventuelles actions de corrections

**Statut du poste**:
Susceptible d'être vacant

**Versant**:
Fonction Publique Hospitalière

**Catégorie**:
Catégorie B (profession intermédiaire)

**Temps Plein**:
Oui

**Niveau d'études min. requis**:
Bac+3 (Niveau 6)

**Spécialisation**:

- Comptabilité, gestion
- Documentation, bibliothèques, administration des données
- Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi
- Secrétariat, bureautique

**Niveau d'expérience min. requis**:
Inférieur à 2 ans

**Compétences attendues**:
IMPERATIF : Très bonne maitrise de l'outil informatique (suite office Word, Excel, Powerpoint, Outlook, )

Expérience appréciée en secrétariat ou assistant administratif ou assistant de direction ou gestion RH ou en gestion financière dans des établissements publics

**Document à transmettre**:
L'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

**Langues**:
Anglais (2- Niveau avancé)

**Localisation du poste**:
**Localisation du poste**:
France, Ile-de-France, Paris (75)

**Ville**:
Paris 18

**Hôpital et/ou site**:
GHU Nord - Hôpital Bichat - Claude Bernard

**Lieux d'affectation**:
service DEBRC/URC

**Demandeur**:
**Date de vacance de l'emploi**:
01/09/2023

**Informations complémentaires**:
**Fondement juridique du recrutement**:
APHP
Hôpital public

**Télétravail possible**:
Oui

**Management**:
Non

**Informations complémentaires**:

- AVANTAGES:

- Prestation AGOSPAP / HOPTISOIN : accès à une offre de loisirs (spectacle, cinéma ) et de vacances à tarifs préférentiels + diverses aides financières (CDD sur poste permanent uniquement)
- Accès à une offre multiple de formation continue
- Droit au congés (temps de travail) : 7h30 par jour : 25 CA + 14 RTT
- Organisation du temps de travail avec télétravail autorisé à 2 jours par semaine
- Droit aux absences pour enfant malade