Assistant(E) de Direction - Bagneux, France - Quadient

Quadient

Entreprise vérifiée

Bagneux, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Executive Assistant French/English
**_ Assistant(e) de direction (Bilingue anglais)_**

Quadient, anciennement Neopost, est un des leaders (**1.1 milliard de CA en 2020**) de la communication numérique (**12eme éditeurs de logiciel Français 2021**) et physique. Quadient aide quotidiennement des centaines de milliers d'entreprises à travers le monde en regroupant désormais ses activités physiques et digitales en trois grands domaines d'activité:

- L'Automatisation intelligente des communications (**ICA**)
- Les Solutions liées au Courrier (**MRS**)
- Les Consignes Colis automatiques (**PLS**)

**Finalité de la fonction**:
Assister la direction ainsi que les employés et prestataires dans leurs démarches administratives, financières, RH ou de communication au sein de l'entreprise.

L'assistant(e) de direction rapporte à la direction de la GEM (Group Expenses Management) en place et fonctionnellement au(x) membre(s) du COMEX dont il ou elle s'occupe le cas échéant.

**_ Missions principales_**:

- Assure le pré-tri et l'envoi du courrier ou des colis (poste, coursier, transporteur) et les différentes activités de secrétariat
- Filtre et répond aux correspondances, aux demandes de renseignements et aux appels téléphoniques entrants ; rédige de lettres et de communiqués d'information officiels ; organise et assiste à des réunions ; prend et distribue des procès-verbaux.
- Assure la liaison avec le service informatique afin d'assurer la disponibilité des outils (HW & SW), des badges et des goodies de l'entreprise pour les nouveaux employés
- Organise les différentes réunions et rendez-vous (visualisation des agendas, réservation de salles, préparation de documents ), gère les plannings et s'assure de la réalisation des divers entretiens, en fonction des besoins du membre du COMEX référant (entretiens annuels, individuels,)
- Prépare les salles de réunion pour les meetings importants et s'assure du bon fonctionnement matériel et prend en charge l'approvisionnement des boissons voire des plateaux repas.
- Participe à des réunions et réalise le compte rendu en fonction des besoins
- Assure la logistique de chaque département dont il/elle a la responsabilité (commande de fournitures, vérification fonctionnement et approvisionnement des matériels, interface services généraux)
- Suit et accompagne certains projets ou dossier, en fonction des besoins, (évènements, engagement, formation, aménagements...) : organisation, budget, reporting, planification
- Contrôle et fait un suivi des notes de frais, alerte en cas d'anomalies
- Contrôle et fait un suivi des congés (en fonction des besoins)
- Etablit des rapports de base (en fonction des besoins)
- Utilise les systèmes internes et externes nécessaires à la réalisation des missions

**_ Missions Spécifiques_**

En fonction des affectations par service, il pourra être ajouté certaines missions (liste non-exhaustive):

- Rédige et transmet les communications du Directeur vers ses équipes
- Participe à la création de présentations
- Participe à la mise à jour des procédures (rédaction, transmission,)
- Suivi des tableaux de bord et collection des key performance indicateurs
- Relations avec les Commissaires aux comptes : gère les rendez-vous, suit les circularisations (Département Finance)
- Etablit les commandes d'achats dans le système ERP en vigueur
- Aide à la préparation et l'impression en grandes quantités des document officiels
- Stockage et archivage des documents importants (contrats, certifications, etc )
- Certification documents Postes (notaires, chambre de commerce, consulat) (Département Export)
- Certification Distributeurs (Département Export)
- Suivi des références et prix des produits et mise-à-jour MAJ des données distributeurs (Département Export)

**_ Compétences et qualités requises_**
- Maitrise des outils bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
- Qualités relationnelles et très bon esprit d'équipe
- Qualités rédactionnelles
- Proactivité, réactivité et rigueur, esprit d'initiative
- Esprit de synthèse
- Organisation et capacité à gérer plusieurs dossiers, gestion des priorités
- Capacité à résoudre les problèmes et trouver des solutions
- Confidentialité, fiabilité et discrétion
- Anglais : niveau bilingue. Français : bilingue

**#LI-AO1