Assistant du Directeur Général Adjoint H/F CDI - Strasbourg, France - ICANS | Institut de cancérologie Strasbourg Europe

Description

L'alliance entre les Hôpitaux Universitaires de Strasbourg (CHU) et le Centre Paul Strauss (CLCC) a abouti en 2019 à l'ICANS. Ce rapprochement entre deux établissements leaders dans le traitement du cancer a permis de doter l'Alsace d'une offre de soins d'excellence en cancérologie publique accessible à tous les patients, et de hisser l'ICANS au rang des meilleures expertises dans le soin, la recherche et l'enseignement en cancérologie. L'ICANS regroupe environ 900 salariés et est membre du groupe UNICANCER.

Environnement du poste

• Avoir connaissance de l'ensemble des dossiers liés à l'activité de secrétariat de la Direction générale
• Assurer une continuité de service les jours ouvrés (du lundi au vendredi), selon les horaires d'ouverture de la Direction Générale
• Travail en binôme avec l'assistante du Directeur Général

Objectifs généraux du poste

• Participer à la gestion administrative de la Direction générale
• Assister le Directeur Général Adjoint et organiser son secrétariat
• Organiser le traitement et la circulation de l'information interne et externe
• Organiser et assurer le suivi des réunions de Direction et les CODIR
• Participer à la coordination et à l'organisation des instances ICANS et Centre Paul Strauss, en lien avec l'assistante de la Direction Générale
• Assurer la gestion logistique des réunions et la gestion des ressources matérielles
• Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat
• Assister le Directeur Général à sa demande et en l'absence de son assistante

Responsabilités et missions

1/ Participer à la gestion administrative de la Direction Générale

Cette mission est assurée en complémentarité avec l'assistante de la Direction Générale, selon un planning établi (2.5 jours par semaine) :

• Prendre en charge l'accueil téléphonique (filtre, prise de message)
• Gérer la boîte mails dédiée au secrétariat de la Direction Générale
• Gérer le courrier entrant (enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité)

Assurer le suivi des réunions de direction et des CODIR : préparation et diffusion des ordres du jour, mise en forme des comptes rendus, diffusion des CR, archivage.

Participer à la réalisation des comptes rendu des instances ICANS et CPS selon répartition établie par la Direction générale.

2/ Assister le Directeur Général adjoint

• Gérer son agenda en priorisant les rendez-vous et en assurant un suivi
• Relancer et accueillir
• Préparer les dossiers des réunions et rendez-vous programmés, établir les notes de synthèse correspondantes si nécessaire
• Suivre des projets portés au sein de l'établissement et tout particulièrement par le Directeur Général Adjoint (projet stratégique, dialogue de gestion, rencontres services)
• Organiser les déplacements, gérer les frais professionnels du Directeur Général Adjoint

3/ Assurer le secrétariat du Directeur Général Adjoint :

• Assurer la frappe et la gestion du courrier sortant (frappe, envoi, enregistrement, diffusion et suivi)
• Assurer la frappe et la gestion des notes et des décisions (frappe, enregistrement, diffusion et suivi)
• Organiser des réunions et rédiger ou mettre en forme des comptes rendus
• Préparer les dossiers en fonction des sujets

4/ Organiser la circulation de l'information en interne et en externe :

• Développer des outils ou des procédures structurant le fonctionnement institutionnel, être force de proposition
• Mettre à jour et diffuser les informations liées à son fonctionnement général
• Veiller au respect de la procédure relative aux instances
• Veiller à la mise à jour des documents relevant de la direction générale dans ENNOV
• Classer et archiver les dossiers
• Assurer la gestion, le suivi et la mise à jour du fichier de contacts institutionnels et de partenaires extérieurs

Le traitement de l'information est réalisé dans le cadre de chronos mutualisés DG / DGA

5/ Réaliser les différentes tâches de l'assistante du Directeur général en son absence.

6/ Appuyer la Responsable affaires générales et mécénat

• Suivre certains projets institutionnels et apporter un soutien ponctuel (projet stratégique, mission Prévention, appui rédactionnel ou administratif, aide logistique à l'occasion d'évènements, etc.)
• Apporter un appui pour l'organisation et la gestion de l'appel à projets interne annuel (enregistrement et suivi des candidatures, organisation des jurys, rédaction et envoi des courriers réponses) et contribuer au suivi de l'avancement des projets financés par les dons
• Etre en appui pour l'envoi de mailings aux donateurs
• Etre en appui administratif sur la gestion des successions.

6/ Autres missions :

• Assurer en lien avec le DGA le suivi des absences de l'équipe de direction
• Assurer la suppléance pour la gestion des ressources matérielles de la DG
• Prendre en charge l'intégration et l'accompagnement des stagiaires de la Direction générale, des nouvelles secrétaires des chefs de pôle, chefs de service ou directeurs fonctionnels et être la personne référente
• Assurer un rôle de soutien aux directions fonctionnelles en cas d'absence de leur assistant(e) de direction

Liens hiérarchiques et fonctionnels | Relations extérieures

Liens hiérarchiques

• Directeur Général Adjoint

Liens fonctionnels

• Binôme Assistant(e) Direction Générale
• Responsable Affaires générales et mécénat
• Directions fonctionnelles
• Assistant(e)s de direction des directions fonctionnelles, secrétariats internes
• Personnel médical
• Interlocuteurs externes, institutionnels et particuliers

Compétences

Connaissances/Savoir-faire

• Maîtriser les savoir-faire liés à l'activité de secrétariat (accueil physique, téléphonique)
• Maîtriser les outils bureautiques, de messagerie électronique et les logiciels métiers
• Avoir de bonnes capacités rédactionnelles
• Maîtriser l'anglais (lu/écrit/parlé)
• Maîtriser le vocabulaire propre au secteur médical et/ou hospitalier
• Posséder une culture juridique et institutionnelle et disposer d'une aisance rédactionnelle dans ces domaines

Aptitudes personnelles

• Aisance relationnelle, sens de l'accueil, du service, des relations humaines
• Sens des responsabilités et de l'organisation
• Discrétion, respect de la confidentialité
• Polyvalence
• Disponibilité selon les évènements
• Esprit d'équipe
• Adaptabilité, souplesse
• Sens des priorités et réactivité
• Rigueur
• Autonomie

Formation

Diplômes et expérience

• Niveau III- BTS Assistante de Direction
• Maîtrise de l'anglais (lu/écrit/parlé)
• Une première expérience dans le domaine hospitalier serait appréciée

Poste en CDI, prise de poste immédiate.