Assistant(E) Projets - Montpellier, France - CARTE BLANCHE

Description

**OFFRE D'EMPLOI**

**Assistant(e) Projets & Expositions**

Spécialisée dans l'organisation et la logistique de congrès médicaux et scientifiques, notre société recherche un(e) Assistant(e) Projets & Expositions.

**VOS MISSIONS**

Sous la responsabilité des Chefs de projet, vous devrez les assister dans l'organisation de congrès / colloques / séminaires.

**Administratives et budgétaires**:

- Assurer le secrétariat des congrès et réaliser les tâches qui sont demandées par les chefs de projet
- Gérer la relation avec les participants, les intervenants, les exposants, les sponsors et les clients, français ou étrangers
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus
- Demander des devis et réaliser des tableaux comparatifs auprès des fournisseurs, suivre les commandes et les règlements
- Consulter les hôteliers et négocier des tarifs
- Assister les chefs de projet dans le bilan à l'issue de l'évènement

**Logistique**:

- Réaliser les badges, les pochettes accueil et la petite signalétique
- Préparer le dossier nécessaire à l'accueil sur le congrès
- Aider à l'installation et au démontage lors du projet
- Assurer l'accueil sur place
- Assurer ponctuellement en renfort l'animation des visioconférences lors des manifestations hybrides ou virtuelles

**Administration des ventes**:

- Prendre les appels entrants (standard commercial)
- Monter le dossier exposants et sponsors dédié à la commercialisation de l'exposition et aux partenariats proposés aux sponsors
- Assurer le suivi contractuel de chaque réservation de stand
- Elaborer et envoyer le dossier technique aux exposants, préparer la logistique
- Gérer la coordination sur place

**Communication **(taches ponctuelles):

- Traduire des textes entre le français et l'anglais
- Préparer les HTML des procédures accueil
- Mettre à jour le contenu des sites web sur WordPress
- Contribuer à la rédaction de notre communication sur les réseaux sociaux

Cette liste n'est pas exhaustive.

**VOTRE PROFIL**
- Très bon niveau d'anglais exigé
- Maîtrise des logiciels bureautiques et Internet
- Connaissances de Zoom et autres systèmes de visioconférences appréciées
- Méthodologie de gestion de projet
- Technique de communication
- Aptitude rédactionnelle et maîtrise de l'orthographe
- Méthode de classement et d'archivage
- Maîtrise de l'accueil téléphonique
- Autonomie, rigueur, réactivité et aisance relationnelle

**VOS PERSPECTIVES D'EVOLUTION**
- Poste pouvant évoluer vers une fonction de chef(fe) de projets bilingue

**DETAILS**

Lieu de travail : SAIX
Type de contrat : CDD de 6 mois en vue d'un CDI par la suite
Mise en place AFPR via Pôle emploi si profil éligible
Début de contrat : février / mars 2023
Durée hebdomadaire de travail : 35h
Rémunération selon profil
Déplacements ponctuels - Permis B exigé

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 6 mois

Salaire : 22 914,54€ à 38 018,36€ par an

Avantages:

- Titre-restaurant

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail