Un(E) Responsable Administratif - Francheville, France - FNAQPA

Description

Vous intervenez sur les mission suivantes:

- Nous sommes un organisme de formation continue associatif spécialisé en gérontologie. La structure compte un réseau de formateurs de 350 professionnels intervenant sur toute la France, en établissement ou à domicile (Francheville et Paris). Notre effectif salarié compte à ce jour une trentaine de personnes environ._

**1/ Pilotage de l'activité du pôle administratif GERONFOR**:

- déploiement et coordination des formations commandées,
- suivi de tableaux de bords,
- supervisions/validations de courriers administratifs et contrats de travail,
- contrôle hebdomadaire des bordereaux de facturation,
- élaboration du Bilan Pédagogique annuel de l'activité formation,
- soutien ponctuel de l'équipe administrative en cas de surcharge d'activité (planification,facturations, formation sous le logiciel WIN, livrets...)

**2/ Manager et dynamiser l'équipe administrative de 8 personnes en**:

- définissant les priorités d'actions individuelles et collectives,
- répartissant les tâches entre les collaborateurs de manière équitable,
- accompagnant la montée en compétences,
- recrutant, intégrant et formant les nouveaux entrants,
- optimisant la cohésion d'équipe.....

**3/ Réaliser des actions transverses auprès des autres services**:

- être le/la référent(e) administratif(ve) auprès des autres services en renseignant leurs demandes d'information,
- contrôler et valider le bordereau mensuel des paies des formateurs transmis le Secrétaire administratif,
- compléter le tableau récapitulatif de facturation transmis par le service Comptabilité.....

**4/ Effectuer des actions de reporting auprès de la hiérarchie**:

- points réguliers relatifs à l'activité administrative auprès de la Direction,
- consolider mensuellement la facturation globale de l'activité pour transmission à la Direction et à l'équipe d'encadrement....

**5/ Garantir la mise en oeuvre de la démarche qualité et le maintien de la certification QUALIOPI pour les agences de Francheville et Paris**:

- être garant(e) de la qualité de la représentation : relations internes et externes,
- être force de propositions dans la qualité de service auprès des formateurs et commanditaires,
- actualisation des procédures et modes opératoires qualité,
- veiller à la conformité QUALIOPI de tous les documents administratifs,
- pilotage des audit de surveillance QUALIOPI et leur préparation....

**6/ Contribuer au développement du pôle administratif**:

- être force de propositions à l'égard de la Direction,
- améliorer l'organisation du service en proposant de nouveaux modes opératoires et outils fonctionnels,
- anticipation de futurs besoins au sein du service en étant proactif(ve)
- piloter le déploiement du logiciel de gestion administrative
- Compte tenu de l'envergure du poste, cette liste de tâches n'est pas limitative. Nous attendons avec l'envoi de votre CV, une lettre de motivation._

Type d'emploi : Temps plein, CDI
Statut : Cadre

Salaire : 35 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- RTT

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 03/04/2023