Gestionnaire Des Emplois Du Temps - La Garde, France - Université de Toulon

Université de Toulon

Entreprise vérifiée

La Garde, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**À propos de nous**:
Pluridisciplinaire hors santé, l'université de Toulon propose plus d'une centaine de formations, à vocation générale ou professionnelle, dans des champs multiples. Elles permettent d'accueillir chaque année sur 3 campus (Toulon, La Garde et Draguignan), plus de étudiants aux profils variés dans un environnement à taille humaine mettant la priorité sur l'accompagnement, la réussite et les relations avec les acteurs socio-économiques du territoire. La politique scientifique de l'université intègre la nécessité de maintenir un adossement recherche de qualité à l'ensemble des formations. Forte de près de 1020 collaborateurs dont 503 personnels BIATSS, l'université de Toulon est liée par un contrat d'association avec Aix-Marseille Université qui favorise son autonomie, son rayonnement et le portage de projets partagés d'intérêt commun. L'université de Toulon déploie sa stratégie de développement autour d'un axe identitaire, « Sociétés méditerranéennes et sciences de la mer », en prenant appui sur trois pôles thématiques : « Echanges et sociétés en Méditerranée », « Information, numérique et prévention », « Mer, environnement et développement durable ».

**Mission**:
L'université de Toulon recrute un gestionnaire des emplois du temps (F/H) au sein de **la direction administrative de site campus formation (DAS CF)** - **Poste temporaire ouvert dans le cadre d'un CDD à temps complet**

Le gestionnaire des emplois du temps est placé sous l'autorité hiérarchique directe de la responsable du pôle gestion des enseignements et des emplois du temps. Il assure la préparation et la gestion des emplois du temps de l'UFR STAPS avec l'appui de l'adjoint en gestion des emplois du temps. Dans ce cadre, il coordonne et répartit les activités entre les deux postes. Il collabore avec les personnels administratifs et enseignants de la composante.

L'offre de formation de l'UFR STAPS compte 1 licence générale (3 parcours en 3e année), 2 Masters coaccrédités

**Activités principales**:

- Recueillir en année N-1 les besoins en termes d'enseignements en collaboration avec les enseignants et à l'aide d'un fichier type Excel
- Etablir dans le logiciel HYPERPLANNING (de mai à juillet et d'octobre à décembre), les emplois du temps (EDT) des cours des 3 années de licence de l'UFR STAPS à partir des maquettes de formation, en respectant notamment le calendrier universitaire voté, les contraintes de capacité de salles de cours en fonction des effectifs étudiants, les réservations d'équipements sportifs extérieurs à l'UFR, les impératifs pédagogiques propres à ces années de licence,...
- Gérer au quotidien les demandes de réservation des salles sur le logiciel Hyperplanning (HP) en fonction des besoins
- Gérer au quotidien les demandes d'annulation ou de report des cours en fonction des spécificités des formations et des contraintes des enseignants, effectuer les modifications dans le logiciel Hyperplanning
- Diffuser la mise à jour des plannings auprès des étudiants, des secrétariats pédagogiques et des enseignants
- Créer des groupes de TD sur HP
- Collaborer avec les enseignants pour réguler les différentes questions relatives aux EDT
- Travailler avec les gestionnaires des enseignements pour fiabiliser les heures d'enseignement réparties dans les différents EDT sur Hyperplanning

**Contraintes particulières**:
Encadrement fonctionnel

Période sous tension lors de la rentrée, à l'inter-semestre et en mai-juin lors de l'élaboration des emplois du temps de l'année suivante

**Informations complémentaires**:
Catégorie et corps : B - Technicien

Emploi-type REFERENS III : Technicien-ne en gestion administrative - J4C42

Structure d'affectation et localisation : DAS CF - UFR STAPS - Campus de La Garde

Hygiène et sécurité : Travail sur écran >4H par jour

Rémunération nette mensuelle avant PAS pour CDD : 1556,18 €

Date de prise de fonctions souhaitée : Dès que possible

Date de fin de contrat pour les agents contractuels : 31/08/2025

**Profil**:
Diplôme minimum requis pour un agent contractuel : Bac

**Connaissances requises**:

- Connaitre le fonctionnement et l'organisation des universités
- Connaitre les techniques de communication écrites et orales

**Compétences opérationnelles**:

- Savoir organiser et planifier son travail en respectant les échéances et les délais contraints
- Savoir rendre compte
- Savoir utiliser le logiciel métier Hyperplanning
- Mettre en œuvre des procédures et des règles
- Savoir analyser, hiérarchiser et gérer les demandes d'information
- Maîtriser les logiciels bureautiques courants, notamment Excel
- Savoir alimenter des tableaux de bord
- Maîtriser les outils de communication (intranet, internet, mail,)

**Compétences comportementales**:

- Faire preuve de courtoisie et de maîtrise de soi en toute circonstance, d'écou