Assistant de Direction - Laxou, France - DLSI

Description

Le Groupe DLSI et son agence de Metz recrutent pour un de leurs clients, un :

Assistant de Direction (h/f)

Votre mission

Sous la responsabilité du Directeur territorial de l'Etablissement de Meurthe-et-Moselle, vous serez chargé des missions suivantes :

Gestion de l'administration, des réunions :
- Assurer le secrétariat du Président et de la Directrice Territoriale
- Etre l'interface avec le secrétariat général, les services régionaux
- Réception et filtrages les appels téléphoniques, accueil physique des rendez-vous
- Préparation et contrôle des dossiers nécessaires à la mission du Président et de la Directrice territoriale (documentation, rapports, supports de communication, notes diverses pour les réunions...)
- Gestion des agendas complexes impliquant plusieurs intervenants et en interface constante avec celui du Président
- Aide organisationnelle de commissions, de réunions, et manifestations
- Gestion administrative dans le cadre de mission RH (gestion des congés, recrutements, tickets restaurants etc.)
- Suivi annuel des rendez-vous institutionnels, des salons et de l'avancement de leur organisation en lien avec les services
- Assurer le suivi du respect des règles d'utilisation des équipements (véhicules de service, divers matériels etc.), des conditions d'exécution des prestations du syndic de copropriété en lien avec la Direction territoriale

Gestion et suivi documentaire, reporting :
- Réceptionner et trier le courrier pour ne présenter que les informations essentielles
- Assister aux réunions et en rédiger les comptes rendus
- Organiser le tri et l'archivage des documents importants (collecter, traiter, classer et mettre à jour l'information)
- Rendre compte à travers des points réguliers de l'avancement de son travail, des rendez-vous prévus et des courriers à envoyer
- Rassembler et mettre en forme des éléments de suivi (tableaux de bord, indicateurs, reporting...)
- Gérer les notes de frais du Président, de la Directrice Territoriale, et des responsables de service
- Réaliser des commandes de matériel, fournitures, et vérifier la conformité des livraisons
- Ponctuellement être en soutien des services d'accueil physique de l'établissement

Communication interne et externe :
- Rédiger des supports de communication (notes, correspondances, comptes rendus...)
- Assurer le suivi des productions d'articles pour les publications externes
- Structurer et assurer la transmission des informations en interne et en externe (documents provenant des différents services de l'entreprise ou de l'extérieur aux services concernés ...)

Votre profil

Vous avez un diplôme Bac+3 minimum (BTS assistant, gestion administrative, DUT gestion des entreprises, licence en management des organisations, avec une spécialité Assistant de Manager etc...)
- Vous possédez 3 à 5 ans minimum d'expérience sur un poste similaire

Compétences et qualités requises :
- Avoir le sens des priorités
- Bonnes capacités rédactionnelles
- Grande aisance relationnelle
- Sens de l'écoute
- Rigueur, réactivité et adaptabilité
- Pédagogie, bienveillance, patience
- Discrétion et sens de la diplomatie
- Loyauté
- Maîtrise des logiciels bureautiques
- Une expérience dans une collectivité ou un établissement public, en lien avec des élus est un vrai atout