Assistant de Direction - Genas, France - VILLE DE GENAS

VILLE DE GENAS

Entreprise vérifiée

Genas, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

_Assistant de direction H/F auprès du secrétariat des Élus_

Placé(e) sous la responsabilité de la directrice de Cabinet, des Grands projets et de la Communication, **vous assurez une fonction d'assistance administrative et financière** au sein du Cabinet de monsieur le Maire, et auprès de la directrice de Cabinet.

Au sein d'une équipe de 3 agents sur des fonctions identiques, vous assurez, sur les périodes d'ouverture du Cabinet du Maire (8 h 30 à 18 h, par roulement) l'accueil téléphonique et physique, et apportez votre soutien sur l'organisation professionnelle des agendas et préparation de réunions, de gestion administrative, de communication, d'information, d'accueil, de classement et de suivi des dossiers.

**MISSIONS**
Assistance à la Directrice de Cabinet, au maire et aux élus
- Assister le maire, les élus et la collaboratrice de cabinet dans l'organisation de leurs activités
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités de chacun
- Organiser leurs déplacements
- Assurer le suivi des activités du service
- Gestion administrative du cabinet du maire
- Organiser et suivre le courrier des élus
- Réaliser et mettre en forme des documents administratifs
- Gérer le courrier du service
- Réaliser des travaux divers de secrétariat et de bureautique pour le service
- Rechercher et diffuser des informations
- Prendre des notes et mettre en forme tout type de documents
- Organiser le classement et l'archivage des dossiers
- Faire l'inventaire des fournitures
- Organisation des réunions
- Établir les ordres du jour en concertation avec la collaboratrice de Cabinet
- Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus
- Élaborer des lettres de commande et la revue de presse
- Accueil du public
- Renseigner les administrés et les orienter vers l'interlocuteur compétent
- Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et informatiques

**PROFIL / COMPÉTENCES**
- Maîtrise **impérative **des outils bureautiques Excel (tableaux, recherches, formules de base), Word (publipostage notamment) et Outlook
- Aisance rédactionnelle
- Connaître le fonctionnement et les compétences d'une collectivité locale
- Techniques d'assistance administrative, de recherche documentaire et d'archivage
- Règles d'expression écrite et orale
- Connaissance des règles et techniques de gestion protocolaires
- Capacité à travailler en transversalité
- Capacité à travailler en équipe
- Gestion des priorités et polyvalence
- Permis B obligatoire.

**SAVOIR-ÊTRE ET SAVOIR-FAIRE**
- Confidentialité
- Discrétion irréprochable
- Esprit d'initiative et de progrès
- Rigueur et respect des calendriers
- Autonomie
- Créativité
- Réactivité

**CONDITIONS D'EMPLOI**

Poste à temps complet (37 h 30 + RTT).
Horaires variables selon organisation de l'équipe sur la période d'ouverture du secrétariat de 8 h 30 à 18 h.
Rémunération statutaire + régime indemnitaire (salaire à négocier si accès au poste par voie contractuelle) + prime de fin d'année + chèques déjeuner + CNAS.
Poste ouvert en catégorie C (adjoint administratif avec une expérience significative) et accessible par voie contractuelle.

Congés annuels : 25 jours + 15 jours de RTT.

Type d'emploi : Temps plein

Salaire : Jusqu'à 1 800,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- Réductions tarifaires
- RTT
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois
- Heures supplémentaires majorées
- Primes

Capacité à faire le trajet ou à déménager:

Genas: Faire le trajet sans problème ou prévoir un déménagement avant de prendre son poste (Exigé)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail