Assistant(E) de Direction D'unité Opérationnelle - Vanves, France - CNED

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Entreprise vérifiée

Vanves, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Sous l'autorité hiérarchique du (de la) directeur/trice de l'unité opérationnelle, l'assistant(e) de direction **intervient sur l'ensemble des affaires courantes liées aux missions du/de la directeur/trice et contribue plus largement au bon fonctionnement de l'unité opérationnelle.**

Il/elle **assiste le/la directeur/trice au quotidien afin d'optimiser la gestion de son activité **(gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation et suivi de réunions, accueil,) **et prend en charge le suivi complet de dossiers et l'organisation d'évènements spécifiques** (séminaires, colloques,)

Il/elle **réalise également des actions de communication au sein de sa direction**.

Il/elle **assure l'accueil physique, téléphonique et logistique lors de la présence du Directeur Général sur le site de Vanves.**

**Secrétariat de la Direction de l'unité opérationnelle**:

- Tenir l'agenda et gérer l'emploi du temps de la Direction de l'UO
- Assurer l'organisation pratique des déplacements de son/sa supérieure hiérarchique et de ses collaborateurs directs
- Assurer l'accueil physique, téléphonique des interlocuteurs
- Assurer le traitement et le suivi du courrier
- Rédiger et mettre en forme la correspondance
- Traiter et répondre aux demandes d'informations des différents interlocuteurs (DM, services, personnes et/ou administrations extérieures )

**Coordination de l'activité et de la communication de la direction de l'UO**:

- Prendre en charge l'administration et le suivi de dossiers
- Gérer les dossiers courants et les missions spécifiques définies
- Élaborer et tenir à jour des indicateurs et outils de suivi de l'activité (tableau de bord, rétro-planning )
- Planifier, organiser et assurer le suivi des réunions
- Élaborer les comptes rendus, les relevés de décision et en assurer le suivi
- Réaliser des synthèses, des notes et recueillir de la documentation
- Contribuer à l'organisation d'évènements internes ou ouverts (séminaires, colloques ) ainsi qu'à la communication associée
- Diffuser les informations, coordonner et réguler les relations et les échanges

**Accueil physique, téléphonique et logistique lors de la présence du Directeur Général sur le site de Vanves.**

**Connaissances**
- Fonctionnement général des instances de l'établissement
- Règles de la correspondance administrative
- Techniques de gestion
- Notions en Ressources Humaines
- Bureautique et outils collaboratifs

**Compétences opérationnelles**
- Maîtriser les principes et méthodes administratifs
- Maîtriser parfaitement la communication écrite et orale et savoir utiliser les modes de communication de manière efficace et rationnelle
- Synthétiser des documents et rédiger des notes
- Analyser et gérer des demandes d'information parfois complexes, en les priorisant
- Diffuser une information ou une publication
- Respecter les procédures et appliquer la réglementation
- Rendre compte de son activité
- Maîtriser les outils bureautiques

**Compétences comportementales**
- Bonne aptitude relationnelle : aptitude à la communication et à l'écoute, au travail en équipe
- Sens de l'organisation et de l'anticipation
- Réactivité et polyvalence
- Autonomie et rigueur
- Patience et diplomatie
- Discrétion et confidentialité