Assistant(e) de service H/F - Saclay, France - CEA Tech

Description

Description du poste

Domaine

Moyens généraux et installations

Contrat

CDI

Intitulé de l'offre

Assistant(e) de service H/F

Statut du poste

Non Cadre

Description de l'offre

Le poste proposé concerne la fonction d'assistante du SGLS et des trois laboratoires du service. L'effectif du SGLS est constitué de 35 permanents, d'une dizaine de non permanents (CDD, prestataires) ainsi qu'une dizaine d'étudiants (stagiaires, thésards, post-docs).

Vous assurerez les tâches d'assistance nécessaires au fonctionnement de l'unité ce qui impliquera notamment :
- d'assurer la logistique administrative liée aux activités du personnel du service (réunions, missions, congrès, repas extérieurs...),
- de préparer et gérer les dossiers relatifs aux nouveaux arrivants, aux visiteurs, aux collaborateurs et prestataires externes,
- d'assister le personnel pour l'élaboration et la validation des documents,
- de mettre en forme et diffuser les documents émis par l'unité, de gérer le courrier « départ » et le courrier « arrivée »,
- d'établir les demandes d'achats et d'assurer le suivi administratif des commandes.
- de gérer les inscriptions aux formations en tant que correspondante formation du service.

Au delà de ces missions formelles, vous aurez à participer activement à la vie de service en faisant preuve d'initiative pour l'organisation par exemple d'évènements de cohésion d'équipe. Le poste d'assistante est vu dans l'unité comme un point central de notre fonctionnement.

L'activité du service conduit à avoir un personnel avec des âges, expertises, et parcours professionnels très variés, avec un turn-over régulier d'une population étudiante venue se former dans les équipes. Ceci permet à l'assistante du service d'avoir des missions qui ne sont ni routinières ni isolées, dans une ambiance de travail dynamique et bienveillante. Les assistantes des services et du département collaborent, en harmonisant au mieux les méthodes et les pratiques, et forment une communauté pouvant s'entre-aider.

Profil du candidat

Formation initiale Baccalauréat dans le domaine du secrétariat

Plus de 15 ans d'expérience professionnelle

Connaissances souhaitées : Organisation du CEA ; applications métiers (SAP, Sigma, Forland, HORUS, BNC...)

Outils utilisés: Windows, Pack Office, Skype

Le recrutement a lieu dans un contexte de création d'un service. L'assistante est fortement sollicitée et doit faire preuve d'une organisation sans faille pour y répondre. L'ambiance dans l'unité est très bonne et certaines demandes (organisation d'évènements, de workshop, ...) sont très valorisantes et valorisées.