de La Directrice Des Collections de La - Paris, France - Bibliotheque nationale de France

Bibliotheque nationale de France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:0695
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe RIFSEEP **:2
- **Corps **:Contractuel; Contractuels en CDI de la fonction publique; Secrétaire administratif
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Spécialité professionnelle **:Assistant de direction
- **À pourvoir à compter du **:10/01/2023

**Missions et activités permanentes**: La direction des collections -DCO - a une part majeure dans l'accomplissement

des missions de la Bibliothèque nationale de France - BNF - et participe

activement à la collecte, à l'enrichissement, à la conservation, au

signalement, à la communication et à la valorisation des collections ainsi qu'à

la médiation et à la recherche.

Au sein de la DCO, les départements de collections au nombre de quatorze sont

répartis sur quatre sites : François-Mitterrand, Richelieu, Arsenal et Opéra.

La direction dispose en outre de deux départements fonctionnels pour les

aspects scientifiques et techniques d'une part et d'autre part chargé des

questions administratives et financières. Elle dispose d'un effectif de

l'ordre de 1000 agents.

Sous l'autorité de la directrice des Collections, il ou elle est appelé à:

- gérer l'agenda de la directrice, ses appels téléphoniques, et organiser ses

rendez-vous ainsi qu'intervenir dans sa messagerie si nécessaire. Gérer le courrier départ et arrivée
- Organiser les réunions de la direction et assurer la diffusion des comptes rendus
- Assurer la saisie informatique et la mise en forme de textes, tableaux et powerpoints ; rédiger des projets de courriers, documents administratifs - être le relais et assurer l'information sur tous supports ; assurer la diffusion de la revue de presse quotidienne de la BnF
- Assurer le suivi des documents émanant de la DCO et soumis à la direction générale et à la présidente
- Gérer les ordres de missions en France et à l'étranger de l'ensemble du personnel de la direction et suivre l'enveloppe annuelle des missions de la DCO ;
- Assurer le suivi de l'enveloppe budgétaire des frais de la direction.
- Préparer les confirmations de préemptions et d'achat en vente publique ; suivi des courriers de remerciements pour dons ; suivi des contrats de don ou d'achat.
- Préparation de dossiers pour les réunions (comités de direction, instances de l'établissement, copils, différents conseils et revues d'avancement, réunions d'encadrement, ) ;
- Aide à la préparation de la commission des acquisitions, 2 fois par an (dossiers, réservation de salle, invitations ), en lien avec le secrétariat de la commission des acquisitions.
- Contribuer au suivi logistique des événements organisés par la DCO (séminaires, pots de départ à la retraite )
- Suivi et mise à jour en lien avec le SCORE et le service juridique des délégations de signature et groupes lotus du carnet d'adresses BnF (directeurs, adjoints, chefs de service, assistants) ;
**Compétences requises**:

- Sens du service public
- Qualités relationnelles et organisationnelles
- Rigueur, ordre et méthode
- Bonne connaissance des outils informatiques
- Pratique de l'anglais souhaitée
- Discrétion

**Contraintes spécifiques**: Grande disponibilité