Ou Un Secrétaire Assistant de Direction - Colmar, France - Collectivité européenne d'Alsace

Collectivité européenne d'Alsace

Entreprise vérifiée

Colmar, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Missions

La Direction de l'Environnement et de l'Agriculture de la Collectivité européenne d'Alsace, forte de près de 100 agents, contribue à répondre aux enjeux liés à l'urgence climatique et au développement durable des territoires. La CeA est un acteur majeur de l'environnement en Alsace, particulièrement dans le domaine de l'eau et des espaces naturels sensibles. Elle est propriétaire des sites naturels les plus emblématiques d'Alsace et elle garantit la préservation de près de 1800 ha d'habitats remarquables.

La Direction de l'Environnement et de l'Agriculture contribue à la stratégie globale de transition de la collectivité, dont la transition énergétique et écologique, en s'appuyant sur son patrimoine de barrages pour soutenir l'étiage des cours d'eau, pour prévenir les crues et pour favoriser la production d'énergie renouvelable.

En matière d'agriculture et d'environnement, la préservation des paysages alsaciens, le soutien à l'élevage et aux filières courtes de proximité sont au cœur des projets de la DEA. En appui, le Laboratoire Alsacien d'Analyses (L2A), contribue à la gestion des risques et des crises sanitaires dans les domaines de la santé animale, de l'hygiène alimentaire, de la qualité de l'air intérieur et de la santé des végétaux.

En qualité de Secrétaire assistant du Directeur de la Direction de l'Environnement et de l'Agriculture (DEA), vous participez à l'organisation et à la gestion administrative de la Direction et vous assurez le secrétariat et l'accueil de la Direction. Vous assistez le Directeur dans la préparation des rapports et délibérations, dans la préparation des instances de gouvernance de la Direction et dans le suivi de l'ensemble des échéances. Comme collaborateur direct, vous êtes un véritable appui pour le directeur sur l'ensemble des tâches administratives et organisationnelles.

Fonction

**1. Assistance administrative**:

- Gérer le courrier entrant et sortant (via Elise notamment) avec les autres assistantes de la DEA
- Gérer les agendas, organiser les réunions
- Relayer au sein de la DEA les informations utiles et remonter les infos demandées
- Classer et archiver les dossiers pour une utilisation partagée
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs (filtrer les appels, prendre les messages, informer et orienter)
- Elaborer, mettre en forme et suivre les courriers, comptes rendus, projets de notes, bordereaux d'envoi et documents
- Assurer le suivi de l'ensemble des échéances relatives aux dossiers traités au sein de la DEA
- Contribuer à la tenue des tableaux de bord et à la réalisation des bilans annuels

**2. Préparation des rapports et délibérations**:

- Préparer les rapports et délibérations (sous CeActe) en lien avec les services instructeurs
- Assurer le suivi des rapports et délibérations
- Assurer le secrétariat de la 2ème commission

**3. En qualité de correspondant ressources humaines et matériel**:

- Suivre les inscriptions au compte épargne temps, saisir les jours de congés et de formation, les modifications de jours ARTT ou de télétravail
- Assurer la mission de référent accueil pour les nouveaux arrivants (matériel, compte informatique, remise des informations nécessaires...)
- Centraliser et transmettre les demandes ou informations relatives aux ressources humaines (demandes de temps partiel, remboursement des frais de déplacement domicile-travail, états de frais de déplacement...)
- Centraliser et assurer le suivi de l'approvisionnement en matériel

Profil recherché
- Connaissance du fonctionnement et des compétences de la Collectivité européenne d'Alsace et des institutions publiques françaises
- Connaissance des règles de correspondance administrative et des circuits administratifs
- Connaissance des techniques de classement et d'archivage
- Bon niveau en orthographe et en grammaire et qualités rédactionnelles
- Capacité à prendre des notes et rédiger des comptes rendus
- Qualités relationnelles et capacité à accueillir, renseigner et orienter des interlocuteurs variés
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et de CeActe et capacité à utiliser les logiciels métiers (Elise...)
- Capacité à mettre en œuvre un travail collaboratif avec les cadres et les autres assistantes de la DEA
- Capacité à s'organiser en autonomie, à gérer des urgences, à suivre les échéances et à respecter des délais
- Capacité à s'adapter à la diversité des tâches et à prendre des initiatives
- Capacité à transmettre l'information
- Esprit d'équipe et polyvalence
- Discrétion et sens du service public

Statut et particularités liées au poste
- Recrutement statutaire ou à défaut par voie contractuelle sur le cadre d'emplois des Rédacteurs territoriaux
- Poste à temps complet
- Résidence administrative située à Colmar, 78 avenue d'Alsace

03/09/2023