de la Maire d'arrondissement - Lyon e, France - VILLE DE LYON

Description

Capitale de la Région Auvergne-Rhône-Alpes, la Ville de Lyon habitants) est caractérisée par sa qualité de vie et son dynamisme exceptionnels. Pleinement engagée dans une politique de transition écologique et sociale, l'équipe municipale veut faire de Lyon une ville plus respirable, solidaire et à l'écoute de ses habitants.
Pour accompagner ces projets, la Ville de Lyon bénéficie d'un budget de 800 millions d'euros et de l'engagement d'une administration municipale forte de près de 8 500 agents présents au quotidien auprès des lyonnaises et des lyonnais.

Le Cabinet de la Mairie du 9e arrondissement est un service rattaché à la Délégation Cabinet du Maire.
Il est composé de 6 agents.
Les agents sont sous l'autorité du Directeur de Cabinet de l'arrondissement.

Missions, activités et conditions d'exercice

Au sein du Cabinet, il/elle assiste la Maire en proximité.
Il/elle exerce les missions suivantes :
- Apporter une aide permanente en termes d'organisation personnelle, de gestion, de communication, d'information et d'accueil
- Assurer le traitement, le classement et le suivi des dossiers et projets
- Préparer et suivre le Conseil d'arrondissement pour la Maire
Il/elle assiste également l'adjoint à la Maire en charge de l'éducation et de la vie scolaire. À ce titre, il/elle prépare et suit les séances du Conseil d'arrondissement des enfants.

ACTIVITES PRINCIPALES
Organisation de la vie professionnelle de la maire :
- Etablir une relation de confiance avec la maire et son responsable
- Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous en fonction des priorités
- Mettre à jour les agendas de manière réactive
- Prioriser et rappeler des informations importantes
- Organiser les déplacements, préparer les notes nécessaires aux rendez-vous
- Préparer le Conseil d'arrondissement : rédaction du filage, courtes notes de présentation, communication, lien avec les assemblées, support de présentation

Organisation de la vie professionnelle de l'adjoint à la maire chargé de la vie scolaire et de l'éducation :
- Mêmes tâches que pour la maire.

Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique :
- Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Trier, classer et archiver des documents papiers et numériques
- Gérer les courriers et courriels de la maire
- Faire le lien avec les assistantes des é et les é si besoin (copie de courriers, assurer une information transversale).

Accueil physique et téléphonique :
- Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur
- Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent
- Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriels

Organisation et planification des réunions (et commissions spécialisées) :
- Rédiger les ordres du jour en concertation avec le responsable
- Respecter les délais de transmission des documents
- Organiser et préparer les réunions (logistique, ...)
- Préparer et suivre les dossiers spécifiques à la demande de la Maire et du responsable
- Participer aux réunions et prendre des notes
- Rédiger des comptes rendus

Assistance et appui technique :
- Apporter assistance et conseil
- Anticiper et communiquer
- Organiser le classement des dossiers
- Rechercher des informations
- Constituer un fond documentaire (veille réglementaire)

ACTIVITES SECONDAIRES :
- Préparer la revue de presse hebdomadaire
Assurer la préparation et le suivi du Conseil d'arrondissement des enfants :
- Préparer les élections
- Préparer les séances avec le prestataire
- Faire le lien avec les é

Participer aux événements de la mairie du 9e :
- Participation à la préparation
- Accueil des invités
- Soutien logistique

Assurer l'intérim des des é absentes

Informations complémentaires :
- Disponibilité : horaires adaptables en fonction des demandes et contraintes
- Télétravail possible selon les règles en vigueur et les nécessités de service

Type d'emploi : Temps plein

Rémunération : à partir de 20 000,00€ par an

Avantages :
* Prise en charge du transport quotidien
* RTT
Programmation :
* Du lundi au vendredi
* Travail en journée
Types de primes et de gratifications :
* Prime annuelle

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 01/04/2024