Secrétaire Général - Paris e, France - Groupe SOS Solidarités

Groupe SOS Solidarités

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Dans le cadre d'un CDD de remplacement à raison de l'absence pour maladie longue de la salariée titulaire du poste nous recherchons une Secrétaire de direction pour notre Siège associatif (durée mínimale 2 mois, potentiellement prolongeable).

La direction générale de GROUPE SOS Solidarités comprend un Directeur Général, 2 Directeurs Généraux Délégués 2 Directeurs Généraux Adjoints, une Direction administrative et financière, une Direction des Ressources Humaines, une Direction de la performance, une Direction des Systèmes d'Information, une Direction Qualité, une Direction technique immobilière ainsi que des collaborateurs en charge des projets, du développement et de la communication.

Placée sous la responsabilité du cadre administratif, vous avez en charge le bon fonctionnement administratif du siège. Vous réalisez des tâches administratives courantes et offrez au Cadre administratif le soutien organisationnel et technique indispensable au bon fonctionnement du siège associatif. Compte tenu de la diversité de ses missions et de la part importante des tâches administratives dans la gestion quotidienne du siège, la direction générale de l'association s'appuie sur un secrétariat qui assure une fonction de support transversal. Ainsi, vous assistez le cadre administratif dans la gestion des tâches administratives courantes du siège ainsi que l'équipe de la direction générale (Qualité, RH, Direction de la Performance, DAF, développement, équipe projets et communication, DSI etc.).

**Activités principales**

**Administration**
- Tenue du standard et de l'accueil
- Traitement du courrier entrant et sortant (papier et mail)
- Gestion des réservations de voyages (train, avion, véhicule, hôtel)
- Organisation de réunions, d'événements
- Gestion des réponses aux courriers, des courriers collectifs
- Gestion des abonnements, suivi des adhésions
- Gestion des procurations (postales, bancaires) et le cas échéant des délégations
- Gestion des contraventions (identification, transmission, désignation de conducteur)
- Gestion des parapheurs du directoire et des DG pôle (interne, GIE, Service civique)
- Déclaration de sinistres auprès de l'assurance
- Gestion des commandes de fournitures, d'accessoires informatiques, de mobilier
- Classement et archivage (papier et informatique)

**Comptabilité et finance**
- Gestion des factures, des notes de frais
- Émission de règlements (par chèque, par virement, par CB)
- Remplissage des tableaux de bord et formulaires comptables
- Envois hebdomadaires des documents comptables et gestion des fiches navette
- Remises de chèques en banque

**Points de vigilance sur le poste**:

- Une nécessaire polyvalence face aux imprévus et aux multiples tâches à accomplir
- Souci de discrétion et respect de la confidentialité des informations dont vous auriez connaissance.
- Objectif constant d'assurer la meilleure organisation de l'activité administrative et comptable du siège.

**Compétences**

**SAVOIR-FAIRE**
- Capacité d'organisation, gestion du temps
- Capacité à formaliser et rédiger
- Capacité à créer des outils de travail, à innover
- Maitrise des outils bureautiques

**SAVOIR-ETRE**
- Avoir le sens de la communication
- Etre réactif et autonome
- Etre rigoureux et organisé
- Avoir le sens de la discrétion
- Savoir partager ses difficultés et demander de l'aide

**Pré-requis pour exercer**
- Diplôme de Niveau bac +2 requis
- Expérience professionnelle de plusieurs années en gestion administrative ou comptable (2-10 ans)
- Maîtrise avancée des outils de bureautique
- Connaissances de base des règles comptables et financière souhaitées

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 2 mois

Salaire : 2 100,00€ à 2 300,00€ par mois

Avantages:

- Participation au transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Repos le week-end
- Travail en journée

Expérience:

- Secrétariat: 2 ans (Optionnel)

Lieu du poste : Un seul lieu de travail