Office Manager - Paris, France - KS Groupe

KS Groupe

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Pour une Maison de luxe basée à Paris, nous recherchons un(e) office manager / service généraux qui sera rattaché(e) au responsable d'exploitation et qui aure pour mission les objectifs suivants:
Vous serez l'interlocuteur(rice) privilégié(e) des collaborateurs des sites et coordonnez les demandes d'interventions techniques associées. Vous veillez au respect de l'intérêt des sites sur lesquels vous travaillez.

VOS MISSIONS
- Vie des sites
- Vous prenez en compte les demandes d'intervention de nos clients internes et coordonnez la planification et l'intervention des équipes techniques sur site en garantissant un retour client d'excellence
- Vous tenez à jour l'outil GMAO (Hotlines, contrats, coordonnées ),
- Vous assurez le lien avec le service achats et garantissez, sous la responsabilité de votre manager, le suivi des contrats mis en œuvre.
- Interface prestataires & techniciens pôle
- Vous pilotez les prestations de services externes et interne (prestation multi-technique, prestations de propreté, machines à café, fontaine à eau, approvisionnement des espaces de cafétaria et copyprint, espaces verts, ).
- Vous gérez l'ensemble des avis de passage liés à l'activité du service : prestataires ponctuels, demandes ad hoc.
- Gestion budgétaire
- Vous participez au suivi des budgets, en collaboration avec le Responsable d'Exploitation:

- Vous êtes en charge de la bonne tenue des différents tableaux de bord : contrats fournisseurs, devis engagés, factures, plans de prévention, interventions curatives « Hot line »
- Vous effectuez le suivi administratif des commandes, (PO, Migo, extraction SAP )
- Vous êtes en charge de la cohérence des factures fournisseurs et effectuez les imputations budgétaires en collaboration avec le contrôle de gestion.
- Vous êtes en charge des créations des comptes fournisseurs sur SAP, suivi administratif lié (maj des Rib, code de conduite, création de flux de validation,...)
- Vie de l'équipe
- Vous rédigez les courriers et les comptes rendus de réunions
- Vous assistez le Responsable d'Exploitation dans la gestion des rendez-vous, de l'agenda du service.

**o Vous mettez à jour les tableaux de bord**: congés, heures supplémentaires, avis de passage sur site, etc des équipes techniques

Vous avez une expérience réussie entre 3 et 5 ans dans le domaine des services généraux idéalement acquise dans une entreprise du bâtiment et/ou au sein d'un service de maintenance.

Vous maîtrisez les outils informatiques (GMAO, Office, idéalement GTC).

Vous êtes à l'aise dans un environnement multi-sites.

Vous êtes rigoureux (se), organisé(e), et avez le sens des responsabilités.

Vous avez de bonnes capacités relationnelles vous permettant d'interagir avec tous types de collaborateurs.

Vous savez gérer les priorités et prendre des initiatives quand la situation l'exige.

Vous faites preuve de réactivité et aimez travailler en équipe.

Vous avez une bonne expression orale comme écrite.

Maitrise du logiciel SAP