Assistant(E) de Département Et Suivi Budgétaire - Jouy-en-Josas, France - HEC Paris

HEC Paris

Entreprise vérifiée

Jouy-en-Josas, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Au sein du décanat d'HEC Paris en charge de la Faculté, vous assurez des missions d'assistanat pour des professeurs-chercheurs français et internationaux. A ce titre, vous êtes en charge:

- de l'accompagnement des professeurs étrangers dans leur compréhension des procédures administratives propres à HEC Paris,
- de l'organisation de la visite des professeurs internationaux dans le cadre de la campagne de recrutement menée annuellement par HEC Paris,
- de travaux d'assistanat tels que la mise en forme de documents, l'organisation de voyages et déplacements (ordre de missions, réservations, notes de frais ), la commande d'ouvrages, études de cas
- de l'organisation de réunions scientifiques internationales organisé par le département
- de la coordination des projets ponctuels de pédagogie et de recherche
- de la communication au sein du département, l'organisation des réunions de département et les comptes rendus associés
- de la communication et relations avec les partenaires externes du département
- de la saisie et du suivi des demandes d'achat dans SAP
- de la logistique des cours de vos professeurs ainsi que la planification et de la constitution des groupes de niveaux pour certains cours
- de la mise à jour du site 'Faculté' du département

Vous aurez également la responsabilité du suivi budgétaire du Centre Society & Organizations à hauteur de 2 jours par semaine. L'Institut Society & Organizations (S&O) est un institut interdisciplinaire d'HEC Paris réunissant plus de 60 professeurs et chercheurs, qui travaillent sur les questions de sens, d'inclusion sociale et de respect de l'environnement au sein des entreprises. Il est constitué de 3 Centres : le Centre « Purpose », le Centre « Inclusive Economy » et le Centre « Climate & Earth ».

Point de contact unique pour la facturation de l'Institut et des 3 centres, vous effectuez les missions suivantes:

- Demandes de création comptes fournisseurs
- Demandes d'achat dans SAP
- Suivi du processus de validation
- Envoi des bons de commande aux prestataires
- Mise en paiement des factures + suivi
- Mise à jour du tableau interne S&O pour le suivi budgétaire

Vous participerez également aux réunion budgétaires hebdomadaires du Centre

**Profil**:

- De formation Bac+2 minimum (BTS Assistante de Direction) ou expérience équivalente
- Une expérience professionnelle réussie dans une fonction similaire dans un contexte idéalement multiculturel
- **Anglais bilingue impératif**
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)
- Connaissance d'un outil d'achat est un atout
- Une expérience professionnelle en pays anglophone et / ou dans le domaine de la recherche sera un atout.

**Qualités requises**:

- Grand sens de la qualité de service
- Aisance relationnelle
- Esprit d'équipe
- Autonomie
- Rigueur et organisation
- Ouverture sur l'international.

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 30 000,00€ à 40 000,00€ par an

Avantages:

- Épargne salariale
- Restaurant d'entreprise
- RTT

Programmation:

- Travail en journée

Types de primes et de gratifications:

- 13ème Mois

Lieu du poste : Hybrid remote Jouy-En-Josas)