Assistant-e de Direction - Paris, France - Musée du quai Branly

Musée du quai Branly

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Contexte du recrutement et définition de poste**

**Intitulé du poste** : Assistant-e de direction
**Statut / type de contrat** : Contractuel en CDD du 07/02/2023 au 29/05/2023 (remplacement congé maternité)
**Catégorie d'emploi** : Catégorie 3 (catégorie A de la fonction publique)
**Métier de référence**: Secrétaire / Assistant de direction
**Rattachement hiérarchique** : Poste placé sous l'autorité de la directrice adjointe, responsable de la médiathèque
**Vacance du poste** : Du 07/02/2023 au 29/05/2023

Établissement public à caractère administratif composé de 250 agents de droit public, le musée du quai Branly-Jacques Chirac est placé sous la double tutelle des ministères de la culture et de la communication, et de l'enseignement supérieur et de la recherche.
Au sein du département du patrimoine et des collections, la médiathèque propose une offre documentaire dans les domaines de l'ethnologie et de l'histoire de l'art extra-européen, pour un public varié : universitaires, professionnels du patrimoine culturel, grand public. Elle conserve également des documents patrimoniaux : photographies, archives, documentation des collections. Enfin, elle organise et accueille diverses manifestations : conférences, rencontres, projections de films à destination du grand public.

**Description du poste**:
La/le titulaire du poste a notamment en charge les missions suivantes:

- Assurer le suivi de l'exécution des dépenses de la médiathèque en lien direct avec le responsable administratif du département du patrimoine et des collections et en relation avec les responsables de la médiathèque et la direction comptable de l'établissement : centraliser les documents relatifs au suivi des marchés (bons de commande, vérification des devis, mise en concurrence, suivi de la consommation des crédits, etc.) ;
- Contribuer à la confection de documents ou dossiers de la médiathèque (comptes rendus de réunion, rapport annuel d'activité, dossiers thématiques, dossiers d'accueils de visiteurs, alimentation de la revue de presse Kiosque du monde) ;
- Assurer la gestion des ordres de mission, des autorisations de déplacement, des états d'avancement des frais pour les agents de la médiathèque ; assurer la gestion des dossiers administratifs des intervenants du Salon de lecture Jacques Kerchache (missions, vacations) ;
- Organiser et assurer le secrétariat administratif courant du service : classement et archivage des courriers, notes internes et autres documents, réception des appels téléphoniques, accueil des visiteurs, gestion de l'accueil des nouveaux arrivants ou stagiaires, mise en place de rendez-vous et réunions, gestion des fournitures, gestion de l'agenda de la directrice ;
- Contribuer à l'archivage électronique : archivage et classement des courriers électroniques sélectionnés, tenue d'un agenda informatisé du service, parapheur électronique, archivage électronique des pièces administratives du service (marché, bon de commande, suivi fournisseurs,) ;
- Organiser la circulation et l'archivage de l'information interne à la médiathèque (notes de service, circulation des revues professionnelles, affichage des informations à destination du personnel,) ;
- Tenir à jour le planning des congés, des absences et des déplacements de l'ensemble du personnel de la médiathèque (34 personnes) ;
- Proposer au responsable de la médiathèque toutes les mesures qui lui semblent nécessaires pour assurer l'efficacité de sa mission.

**Relations professionnelles**:
En interne : l'équipe de la médiathèque, les deux autres assistantes de direction et le responsable administratif et financier du département du patrimoine et des collections, ainsi que les autres directions et services transversaux du musée ;
En externe : les prestataires.

**Profil recherché**
- BTS assistant de manager ; BTS assistant de gestion des PME-PMI ; DUT gestion des entreprises et des administrations avec expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans un emploi similaire ;
- Bonnes capacités rédactionnelles ;
- Méthodique et rigoureux, esprit de synthèse ;
- Capacité à travailler dans une équipe ;
- Disponibilité, capacité d'adaptation et de réactivité ;
- Excellente connaissance des outils bureautiques courants (traitement de texte, tableur, messagerie, présentations). La connaissance de PEP Premium et OCTIME serait un plus ;
- Niveau d'anglais requis : C
- Une expérience dans le domaine de suivi budgétaire serait un plus.

**Conditions de travail** : Travail à temps complet du lundi au vendredi.
**Résidence administrative** : Siège social de l'établissement public du musée du quai Branly (222, rue de l'université PARIS cedex 07)
- Le musée du quai Branly - Jacques Chirac s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et la prévention des discriminations dans ses activit