Assistant Office Manager - Paris e, France - Le Régina Experimental Biarritz

Description

**A PROPOS DE NOUS**

Fondé par trois amis d'enfance Olivier Bon, Pierre-Charles Cros et Romée De Goriainoff en 2007 puis rejoints par Xavier Padovani en 2010, l'Experimental Group bouleverse les codes du secteur de l'hôtellerie et de la restauration en offrant une expérience unique d'hospitalité contemporaine à une clientèle exigeante dans le monde entier.

Célèbre pour avoir apporté la culture du bar à cocktails à Paris, le groupe exploite des bars à cocktails, mais aussi des bars à vins, des restaurants, et à partir de 2015 des Hôtels. Les destinations se diversifient au fil des années, de capitales européennes comme Paris et Londres, à des lieux plus saisonniers comme Ibiza ou Minorque pour l'été ou les pistes de ski de Verbier pour l'hiver. Le groupe possède également des établissements à Venise, New York, Biarritz et les Cotswolds.

La philosophie du service est affirmée par trois principes clés : la qualité des produits, la précision du service et l'accueil chaleureux de nos clients.

**DESCRIPTION DU POSTE**

Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un Office Assistant H/F pour un CDD d'un mois.

Votre rôle sera de contribuer à la gestion quotidienne de notre bureau parisien.

Les principales missions seront les suivantes:
**Office management**
- Gestion de l'accueil physique et orientation des visiteurs.
- Transfert des appels, du courrier et des colis.
- Envoi du courrier et colis ponctuels.
- Gestion des services généraux : commande de consommables & fournitures de bureau.
- Relation avec les différents prestataires et fournisseurs.
- Maintien de la bonne tenue de l'espace de vie du bureau ; analyse des dysfonctionnements éventuels et préconisations.
- Suivi des petits travaux de maintenance du bureau.
- Gestion des badges d'accès.
- Gestion des salles de réunion.
- Gestion de l'archivage.
- Rédaction et envoi de communications internes.
- Aide à la préparation de l'onboarding des nouveaux collaborateurs.
- Impulsion d'idées pour améliorer le bien-être des collaborateurs et optimiser la vie dans les bureaux.

**Administratif**
- Relation avec les banques et gestion des CB.
- Suivi des dépenses du bureau via notre outil de gestion de notes de frais (Expensify).
- Relation avec les compagnies d'assurance du groupe et gestion des contrats.
- Impression des menus et autres supports opérationnels.
- Suivi des licences, autorisations et certifications des établissements.
- Organisation de déplacements des collaborateurs (réservation de billets de train, de nuits d'hôtel, etc).
- Aide sur différents sujets légaux et administratifs.

**Infogérance**
- Suivi de l'infogérance avec notre partenaire IT (UTH)
- Gestion des licences (Microsoft, adobe etc.) et outils informatiques (imprimante, machine à affranchir, etc.)
- Suivi des lignes téléphoniques et des connexions internet.
- Commande du matériel informatique (ordinateur, ligne téléphonique etc.) pour les nouveaux collaborateurs.

Cette liste est non exhaustive et pourra être amenée à évoluer selon les besoins.

**PROFIL RECHERCHE**

De nature curieuse et polyvalente, vous avez à cœur de découvrir le fonctionnement d'une entreprise en plein développement et à dimension internationale.

Reconnu(e) pour votre aisance relationnelle et votre état d'esprit positif, vous faites preuve de capacités d'adaptation, d'organisation et de rédaction. Vous maîtrisez les outils bureautiques.

La maîtrise de l'anglais est appréciée.

Ce poste est à pourvoir au sein de notre bureau parisien situé dans le 9ème arrondissement.
- **Vivez l'expérience Experimental Group **_

Tout au long de votre expérience, vous serez immergé dans un environnement stimulant et innovant. Vous rejoignez un groupe dynamique et évoluez aux côtés d'une diversité de fonctions et d'experts aux savoir-faire reconnus.

Qu'il s'agisse d'un premier emploi ou d'une nouvelle opportunité, nous mettons un point d'honneur à recruter, développer et retenir les collaborateurs les plus motivés et talentueux de tous horizons et compétences. Voici ce que nous pouvons offrir:

- Opportunités de formations et développement de carrière.
- Possibilités de mobilité en France, Italie, Suisse, US, UK, Baléares, etc.
- Discounts attractifs dans tous nos établissements (bars à cocktails, bars à vin & restaurants).
- Mutuelle avantageuse Alan, offrant de belles garanties et des services innovants.
- Remboursement à 50% des transports en commun.
- Carte titres restaurant Swile
- Séances de sport à prix réduit (partenariat avec Classpass).
- Évènements d'entreprise.

Type d'emploi : CDD
Durée du contrat : 1 mois

Avantages:

- Participation au transport
- Titre-restaurant

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Périodes de travail de 8 heures
- Repos le week-end
- Travail en journée

Lieu du poste : En présentiel