Responsable Administratif-administrative Et de - Reims, France - Télécom SudParis

Télécom SudParis

Entreprise vérifiée

Reims, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Critères de l'offre**:

- Responsable de département (H/F), Responsable administratif (H/F), Assistant de direction (H/F), Assistant administratif (H/F)
- Évry-Courcouronnes (91)
- CDI
- Temps Plein
- Secteur : Enseignement, Formation
- Expérience requise : débutant à 1 an, 1-2 ans, 3-5 ans, 6-10 ans, 11-20 ans
- Domaines d'expertise : Microsoft Office, Comptabilité et gestion
- Langues souhaitées : Anglais
- Niveau d'études : BAC+2, Licence générale, Licence professionnelle, Master 1, Maîtrise, BAC+5
- Déplacements occasionnels exigés
- Télétravail occasionnel accepté

**L'entreprise **:Télécom SudParis**:
Télécom SudParis est une grande école publique d'ingénieurs reconnue au meilleur niveau des sciences et technologies du numérique. La qualité de ses formations est basée sur l'excellence scientifique de son corps professoral et une pédagogie mettant l'accent sur les projets d'équipes, l'innovation de rupture et l'entreprenariat. Télécom SudParis compte 1 000 étudiants dont 700 élèves ingénieurs et environ de 150 doctorants. Télécom SudParis fait partie de l'Institut Mines-Télécom, premier groupe d'école d'ingénieurs en France, et partage son campus avec Institut Mines-Télécom Business School. Télécom SudParis est co
- fondatrice de l'Institut Polytechnique de Paris (IP Paris), Institut de Sciences et Technologies à vocation mondiale avec l'Ecole polytechnique, l'ENSTA Paris, l'ENSAE ParisTech et Télécom Paris.

**Description du poste**:

- Organiser des réunions, des rendez-vous individuels, gérer des plannings, rédiger des courriers, etc.
- Rédiger les comptes-rendus des réunions de département
- Gérer l'information et la communication au sein du département
- Accueillir les interlocuteurs internes et externes
- Valider les devis, établir les engagements juridiques et valider la facturation
- Proposer de nouvelles procédures compatibles avec les règles en vigueur et les projets en cours
- Suivre l'exécution du budget du département
- Organiser et valider les missions nationales et internationales des personnels du département et valider le financement
- Apporter un support aux enseignants chercheurs
- Valider l'engagement budgétaire des vacataires
- Contribuer à l'organisation des séminaires, colloques et conférences portés par les membres du département
- Gérer les locaux du département
- Élaborer, en concertation avec le directeur de département, les budgets prévisionnels de fonctionnement, d'investissement et de personnels du département
- Élaborer et suivre les budgets de fonctionnement et d'investissement
- Assurer la liaison avec les organismes financeurs des projets sur la gestion administrative et financière des contrats de recherche
- Gérer la partie administrative et financière des contrats de recherche, coordonner les aspects administratifs et financiers
- Gérer la partie financière des dossiers de recrutement des CDD, doctorants, stagiaires, sabbatiques
- Suivre l'enregistrement des recettes et la prévision budgétaire
- Piloter et gérer les dépenses et suivre les facturations sur contrats de recherche en lien direct avec les Enseignants-Chercheurs responsables de projets et de contrats
- Valider les différents projets contractuels
- Régler les litiges d'ordre financier
- Analyser l'exécution du budget et assurer la réalisation des objectifs
- Élaborer des outils de gestion budgétaire par contrats et par projets
- Préparer les dossiers nécessaires aux négociations budgétaires
- Suivre le compte d'exploitation propre au département
- Assurer le contrôle de gestion, synthétiser et analyser la production sous forme de tableaux de bord et d'indicateurs financiers et alerter si besoin
- Élaborer et réaliser les relevés de dépenses et les facturations des contrats de recherche avec coordination, suivi, pilotage et management financier des projets
- Veiller à la mise en conformité des relevés de dépenses avec les règles des organismes financeurs (dont modèle de coûts), la justification des dépenses et des relevés auprès des interlocuteurs (représentant des organismes, responsable des suivis de projets nationaux et européens)

**Description du profil**:
**Formation**
- BAC + 5
- BAC + 4 avec une expérience professionnelle 4 ans
- BAC + 3 avec une expérience professionnelle 6 ans
- BAC + 2 avec une expérience professionnelle 10 ans

**Compétences, connaissances et expériences indispensables**
- Connaissance des règles de gestion
- Connaissances des règles de gestion en matière de comptabilité
- Connaissances des règles de financements
- Maîtrise des outils bureautiques (Pack office)
- Pratique de l'anglais à l'écrit et à l'oral

**Capacités et aptitudes**
- Autonomie et esprit d'initiative
- Rigueur et sens de l'organisation
- Qualités relationnelles permettant la communication avec différents niveaux d'interlocuteurs
- Dis