Secrétaire / Secrétaire de Direction (H/F) - Aix-en-Provence, France - Association IpSIS – ESAT ELISA 13

Description

1. MISSIONS
Au sein d'un établissement médico-social qui accompagne des adultes en situation de handicap psychique,
le(la) Secrétaire occupe une fonction essentielle de recueil, d'enregistrement et de retransmission des
informations concernant les usagers et les salariés de la structure.
Le(la) Secrétaire travaille en collaboration avec la direction à qui il (elle) rend compte
régulièrement et est en lien avec l'ensemble de l'équipe pluridisciplinaire.

**Missions principales**:
Administratif
- Suivi des dossiers de déclaration sinistres
- Rédaction de documents administratifs
- Participation et mise en forme des documents de restitution d données (reporting, rapports d'activité/comptes administratifs, tableaux de performance, budgets prévisionnels)

Tâches relatives aux dossiers des salariés
- Gestion des entrées et sorties
- Suivi des dossiers encadrants (visites médicales, compteurs de congés-payés et RTT, attestation de permis de conduire...)
- Tenue et contrôle des états de présence (avec la responsable de site en fin de mois)
- Traitement des arrêts maladie, bulletins de situation, temps-partiel thérapeutiques
- Distribution des bulletins de salaires
- Suivi des formations
- Déclaration des accidents de travail

GESTION
- Traitement des factures/relevés fournisseurs
- Gestion des caisses (établissement, restaurant, relais poste, mécanique)
- Traitement de la facturation client
- Dépôts en banque et des tickets restaurant
- Suivi des règlements et relances client/fournisseur
- Transmission des éléments comptables au service
- Attestations de vigilance
- Attestations AGEFIPH
- Classement et archivage
- Commandes de fournitures de bureau et inventaire, veille à l'entretien du matériel de bureau
- Gestion des dossiers sinistres véhicules

QUALIFICATION REQUISE - COMPÉTENCES
- Diplôme niveau III : BTS Assistante de Gestion PME / BTS Assistante de Manager
- Avoir une bonne communication et un sens de l'accueil
- Adaptabilité, polyvalence, disponibilité
- Faire preuve de discrétion et de confidentialité
- Etre organisé(e), rigoureux(se), faire preuve d'autonomie et d'initiative
- Avoir des qualités rédactionnelles
- Permis B obligatoire

Envoyer un CV et une lettre de motivation

**Conditions de rémunération**: convention 66/ancienneté

Association IpSIS - ESAT ELISA 13
L'IpSIS, association de loi 1901, gère 12 établissements et services médico-sociaux privés à but non lucratifs répartis sur le territoire national dans 4 grandes régions administratives.
Au quotidien, au sein de ses structures ; Etablissement et Service d'Accompagnement par le Travail (ESAT), Service d'éducation spéciale et de soins à domicile (SESSAD) et Service d'Aide à l'Acquisition de l'Autonomie et à l'Intégration Scolaire (SAAAIS) mais aussi au siège social basé à Combs-la-Ville et au siège administratif basé à Aix-en-Provence, ce sont plus de 180 professionnels qui participent à l'accompagnement de 800 personnes en situation de handicap.

Inscrit dans une démarche de GPEC depuis plusieurs années, l'IpSIS s'attache à maintenir et développer les compétences de ses collaborateurs en allant au-delà de son obligation légale de formation et à les valoriser en anticipant les départs et en développant le recours à l'apprentissage à destination des futurs professionnels du secteur.
Soucieux du bien-être au travail, l'IpSIS valorise l'intégration de ses nouveaux collaborateurs et s'est attaché à bâtir en mode collaboratif son plan de prévention des RPS. Engagé en matière d'égalité professionnelle Femmes / Hommes, l'IpSIS a également mis en œuvre le télétravail au bénéfice de ses collaborateurs.

Enfin, l'IpSIS réunit tous les deux ans l'ensemble de ses collaborateurs dans une démarche de cohésion lors des Rencontres Nationales, tout en œuvrant au quotidien à développer sa communication en interne comme en externe.

Aix-en-Provence
BTS
Débutant (moins de 2 ans), Expérimenté (2 à 5 ans), Confirmé (5 ans et plus)
CDI
Secrétaire / secrétaire de direction