Assistant de Direction - Paris, France - British American Tobacco

British American Tobacco

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 jour

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

BAT a pour objectif de construire **_« A Better Tomorrow »_**_._ Nous continuons de nous développer aujourd'hui, grâce à nos marques leaders sur le marché, notre stratégie ambitieuse et nos talentueux collaborateurs.

Dans un environnement en constante évolution, nous recherchons des collaborateurs prêts à partager nos valeurs au quotidien.

Alors n'hésitez pas, rejoignez-nous et faites partie de cette aventure

**BAT **France **est à la recherche de son Assistant Finance (H/F/X)**

**Quels sont les principaux objectifs et attentes de ce rôle ?**

Au sein du service Executive Services de British American Tobacco France, vous accompagnerez le département Finance sur l'ensemble de ses projets.

**PRINCIPALES RESPONSABILITÉS**
- Gestion de la facturation, des paiements et suivi du budget
- Contact principal pour SAP et POs (Purchase Order), création et suivi des POs sur SAP
- Création des fournisseurs dans les outils et gestions de ces derniers ainsi que suivi des paiements et mise à jour avec les fournisseurs
- Saisies des notes de frais, effectuer des paiements d'urgence et des acomptes le cas échéant
- Réception, classement, suivi et archivage des documents et des dossiers
- Validation, numérisation et codage des factures pour paiement
- Support pour les intégrations, mouvements et départs au sein du/des départements
- Initiation et suivi des processus liés aux mouvements internes en lien avec le Line Manager et des différentes équipes
- Global Mobility - soutien général aux non-francophones, incluant la partie administrative liée à leur séjour en France
- Suivi de la conformité des procédures
- Suivi de la mise en œuvre et de la bonne exécution des politiques d'entreprise et des procédures internes
- Point de contact pour la conformité informatique SOX : maintenance, nettoyage et mise à jour des accès dossiers système
- Vérification et traitement des rapports mensuels
- Support secrétariat international
- Accueillir les visiteurs et les installer, gestion des appels (entrants et sortants)
- Réception et envoi des courriers, plis, colis
- Gestion de l'agenda et du calendrier pour le HoF (Head of Function)
- Organisation des déplacements et des réunions internes et externes
- Réservation des billets, hôtels, demande de visa, renouvellement de passeport etc.
- Mise en place et organisation des réunions : réservation des salles, commande de fournitures pour les réunions, commande de petit-déjeuner, déjeuners, planification des conférences téléphoniques
- Assistance dans la préparation et gestion des visites (localement et visiteurs)
- Formation et assistance à l'utilisation des systèmes (SAP, SRM, voyages, Teams etc.), mise à jour des procédures
- Gestion et suivi des cartes de crédit corporate - effectuer la demande, suivi dépenses, annulation de carte au départ du collaborateur, incluant la Force de Vente
- Traductions - traduire des documents de français en anglais et vice versa
- Support des activités du département Finance:

- Suivi de conformité : support lors des audits
- Enregistrement des appels sur Techdeck pour tous les problèmes liés aux installations
- Enregistrement des appels pour les demandes liées à l'IT pour les employés du Siège
- Traduction et vérification des documents
- Support dans la gestion et suivi constant des centres de coût, WBS, délais de paiement

**PROFIL**

**Expérience requise**
- Vous bénéficiez d'au moins 5 ans d'expérience dans l'assistanat de direction

**Compétences requises**
- Vous êtes rigoureux, autonome et avez un fort esprit d'équipe
- Vous avez un excellent sens de l'organisation, du classement et de la planification
- Vous avez un excellent sens relationnel et la capacité à prendre des initiatives
- Vous faites preuve d'une forte capacité d'adaptation et savez gérer des priorités
- Vous êtes capables d'anticiper des demandes, besoins et vous êtes une véritable aide à la décision et proactive

**Diplômes / Qualifications**
- Bac +2 minimum du type Assistant de Gestion PME/PMI ou équivalent
- Maîtrise courante de l'anglais
- Maîtrise du pack office ainsi que l'outil SAP

**Localisation**:
Paris, La Défense

**NOUS SOMMES BAT**

British American Tobacco est l'une des premières entreprises multinationales au monde. Ses marques sont vendues sur plus de 200 marchés et fabriquées dans 44 usines réparties dans 42 pays. Nous sommes fiers d'être régulièrement classés parmi les 5 entreprises les mieux cotées à la Bourse de Londres.

Notre portefeuille comprend nos principales marques de renommée mondiale (Dunhill, Kent, Lucky Strike, Pall Mall et Rothmans) ainsi que de nombreuses autres grandes marques internationales comme Vogue, Peter Stuyvesant et State Express 555.

En plus de notre activité de cigarettier traditionnelle, nous développons également des alternatives moins risquées aux cigarettes classiques. Nos produits de nouv