Gestionnaire en scolarité F/H - Orléans, France - Université d'Orléans

Description

Établissement d'enseignement supérieur, l'Université d'Orléans est présente sur 7 sites en région Centre Val de Loire.

Elle compte étudiant.e.s, 141 diplômes nationaux, 2000 personnels et 24 unités de recherche.

L'UNIVERSITE D'ORLEANS C'EST AUSSI :

Une université européenne, des valeurs partagées, un plan égalité professionnelle femme/homme, diversité et non-discrimination, inclusion, qualité de vie au travail et engagement dans la transition écologique

• Un cadre de travail respectueux de l'équilibre vie professionnelle et vie personnelle :

Développement de ses compétences à travers des formations riches et variées

Accompagnement des personnes en situation de handicap et adaptation des postes de travail

57 jours de congés annuels - dont 11 jours de RTT - pour un temps plein actifs dès la prise de poste

Télétravail possible selon nécessité et organisation du service (1 à 2 jours/ semaine)

• Et des avantages ...

Activités sportives et culturelles

Restauration collective

Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage)

Prise en charge partielle des transports

Aides et prestations d'actions sociales : aide à la famille, aux vacances et séjours pour enfants,

Aides aux parents d'enfants en situation d'handicap

Mission

Au sein de l'UFR Lettres, Langues et Sciences Humaines (LLSH) de l'université d'Orléans - Service scolarité, votre mission consiste à assurer la gestion des inscriptions administratives puis vérifier la complétude des dossiers administratifs des étudiants de Licence, Master, DU, et Licences Professionnelles.

Vous êtes également en appui des autres bureaux de la Scolarité pendant les pics d'activité (examens).

Activités principales

Inscriptions administratives

Contribuer au bon déroulement de la campagne d'inscriptions administratives (campagne d'inscriptions, recrutement des vacataires d'inscription, assister les vacataires dans leurs activités, saisir les inscriptions administratives, vérifier la complétude des dossiers, assurer la gestion comptable des IA, traiter les anomalies détectées, éditer les cartes étudiants, gérer les transferts, établir les contrats des vacataires et assurer le suivi des heures).

Réaliser des statistiques simples (les inscriptions, la réorientation, le devenir des étudiants internationaux,...) ;

Assurer le suivi des dossiers administratifs : contrôler et/ou faire contrôler par les vacataires les dossiers et rapprocher les pièces constitutives : étudiants étrangers : admissions préalables ; Etudes en France ; validations d'acquis ; étudiants français : ParcourSup, validation d'acquis ;

Mettre à jour les inscriptions après la réorientation ;

Garantir le suivi des dossiers des étudiants de la composante : gérer les transferts de dossiers départs et arrivées, établir des attestations diverses, éditer les certificats de scolarité, régulariser les situations comptables (exonérations) ;

Accueillir et informer les étudiants sur leurs dossiers administratifs et les orienter vers les services adéquats ;

Assurer l'accueil téléphonique, physique et par messagerie électronique (reformuler les demandes pour mieux y répondre, faire preuve de bienveillance envers les étudiants et les enseignants) ;

Partager les informations concernant les demandes de bourse et saisir les différents types de remboursements selon le calendrier défini par la DEVE.

Candidatures « Etudes en France »

Gérer les dossiers de candidatures sur l'application en ligne « Etudes en France » ;

Extraire les dossiers et les soumettre aux responsables de formation pour avis ;

Saisir les avis dans l'application.

Campagne de réorientation

Assurer la gestion des transferts pour les changements d'université ;

Effectuer les inscriptions de réorientations des entrants et des sortants à l'UFR LLSH ;

Effectuer les « réajustements » au sein de l'UFR lorsqu'il ne s'agit pas de réorientation.

Activités transverses

Assurer la permanence de l'accueil lors des absences de la collègue ;

Editer les cartes étudiantes et professionnelles ;

Participer aux sessions d'examens en venant en appui aux bureaux Apogée, Licences et Masters (préparer le matériel, assurer des permanences les jours d'examens afin de sortir les sujets, les PV et les copies et les donner aux enseignants)

Classer et archiver les dossiers étudiants en respect de la réglementation chaque année universitaire ;

Participer aux activités des autres services de LLSH sur des tâches ponctuelles.

Formation et expérience professionnelle

Formation ou expérience orientée vers les métiers de l'administration / pédagogie

Bonne maitrise des outils bureautiques (Word, Excel) et adaptabilité aux différents outils (logiciel Apogée, ParcourSup, Etudes en France)

Compétences et qualités requises

Bonne adaptabilité aux logiciels métiers

Capacité à travailler en équipe

Sens relationnel / Sens de l'organisation

Autonomie / Rigueur / Fiabilité

Bonne expression orale et écrite

Capacité à s'adapter aux changements et aux situations d'urgence

MODALITÉS DE RECRUTEMENT

Lieu d'exercice : UFR Lettres Langues et Sciences Humaines, Université d'Orléans

Prise de poste : Poste à pourvoir à partir de mai 2024

Type de contrat/Statut : Catégorie C, ouvert aux titulaires et aux contractuels, temps plein

POSTULER

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 02/05/2024