Gestionnaire administratif·ve F/H – Réf - Gignac, France - Département de l'Hérault

Description

Description du poste

Missions du métier :

• Contribuer aux actes de gestion administrative

Missions du poste :

• Organise, gère, planifie les flux logistiques pour l'habillement professionnel et les équipements de protection individuelle (EPI) métiers des agents du Pôle des Moyens Opérationnels (PMO) ;

• Assure les fonctions de correspondant administratif bâtiment du site de Gignac

• Assure les tâches d'accueil physique des usagers sur le site de Gignac ;

Activités métier :

• Accueille, informe et oriente les usagers

• Applique et/ou contrôle la validité et la conformité d'une procédure, d'une action administrative

• Classe et archive

• Conçoit les documents demandés en interne et en externe

• Diffuse les informations

• Gère les bases de données

• Participe à l'optimisation de la qualité des coûts et des délais

• Participe à l'élaboration des outils d'aide à la décision (tableaux de bord)

• Rédige des notes, des rapports, des comptes rendus

Activités poste :

Activités principales liées à l'habillement professionnel et EPI :

1.1- Conseil et assistance aux services dans l'évaluation et la définition du besoin

• Tient et met à jour le Règlement Habillement du Pôle

• Est membre du groupe de travail Habillement ;

• Participe au choix des nouveaux équipements en lien avec les métiers ;

• Contribue à la rédaction de documents (recueils, tutoriels, procédures) et conseille les services pour la mise en œuvre ;

• Participe à l'accompagnement du réseau des référents ;

• Participe à l'animation et la communication autour de la thématique habillement ;

• Tient une veille technique sur la thématique ;

• Tenue de tableaux de bord de suivi de l'activité.

1.2 Gestion des flux logistiques (physiques et informatiques) :

- Gérer les demandes des services :
Réceptionne, instruit et traite les demandes de nouvelles attributions et d'échanges des vêtements de travail et des EPI en lien avec sa hiérarchie, celle des agents et les référents métiers notamment par voie dématérialisée via un logiciel dédié ;
Planifie les réceptions / livraisons des produits ;
Prépare et distribue les équipements (au magasin, dans les services, ...) ;
Contrôle les restitutions des vêtements et équipements en cas de cessation d'activité des agents ;
Suit les opérations de logistique du lavage des vêtements ;
Suit les opérations de traitement/recyclage des déchets textiles.

- Gérer les stocks :

-Gère les mouvements de stocks dans le logiciel métier dédié (réception, sorties de stock, inventaire)
-Analyse les flux logistiques et optimise la gestion administrative des stocks ;
-Manutentionne et met en stock des marchandises (rangement, identification numérique des articles) ;
-Procède aux inventaires physiques et numériques et analyse les écarts ;
-Met en place et suit les indicateurs de performance logistique.

1.3 – Gestion de la commande publique :

Participation à la mise en œuvre des procédures de marchés publics et à l'élaboration des stratégies d'achats
Participe à l'élaboration / renouvellement des marchés publics : aider à la rédaction des pièces du dossier de consultation des entreprises, appréciation sur les conditions d'exécution des marchés ;
- Effectue une prospection des produits ou prestations adaptés aux besoins (sourcing, ...) ;
Recherche et échange sur les pratiques d'achats avec les services de diverses collectivités (benchmarking)
Accompagne la prise en compte du développement durable dans l'expression des besoins, les spécifications techniques, les conditions d'exécution des prestations et la notation des offres

Pilotage et suivi de l'exécution des marchés -Relations avec les fournisseurs :
- Enregistre, traite et suit les commandes auprès des fournisseurs : demandes de devis, réalisation des bons de commande ;
- Réalise les contrôles qualitatifs et quantitatifs des livraisons ;
- Assure le service fait (Grand Angle) ;
- Assure le suivi financier des crédits affectés
- Participe à l'optimisation et à l'évaluation des conditions de livraison et d'approvisionnement avec les fournisseurs

Activités secondaires :

1 - Assiste le chef d'établissement et son suppléant dans toutes les missions de correspondant administratif bâtiment en qualité de suppléant sur le site de Gignac : accueil et orientation des entreprises, demandes et suivi des travaux, gestion des accès (logiciel contrôle accès, gestion des clés, caméras de surveillance), suivi de l'entretien du site en lien avec le prestataire ;
2- Assure les tâches d'accueil physique des usagers sur le site de Gignac

Profil recherché

Connaissances référentiel métier :

• Règles de classement et d'archivage des dossiers papier et numériques

• Règles budgétaires et comptables

• Droit(s) et règlement(s) du domaine d'intervention

• Procédure(s) interne(s) du domaine d'intervention

• Technique(s) du domaine d'intervention

• Organisation et fonctionnement du Département

• Qualité : démarche, méthodes, outils

Connaissances poste :

• Procédures de marchés publics

• Règles budgétaires et comptables

• Méthodologie d'analyse et de diagnostic

Savoir-faire référentiel métier :

• Analyser les données du domaine d'intervention

• Appliquer la réglementation

• Conduire une réunion

• Constituer et suivre des dossiers administratifs

• Gérer les crédits

• Répondre aux besoins des usagers

• Utiliser les techniques du domaine d'intervention

• Utiliser le(s) logiciel(s) et progiciel(s) du domaine d'intervention

Savoir-faire poste :

• Tenir des tableaux de bord

• Contrôler les aspects juridiques et réglementaires

• Rechercher l'information

• Conseiller dans son domaine d'intervention

• Gérer les bons de commande et les marchés

Savoirs comportementaux référentiel métier :

• Aptitude à la communication

• Sens de l'organisation

• Rigueur

• Esprit de synthèse

Savoir comportementaux poste :

• Capacité d'adaptation

• Disponibilité

• Esprit d'équipe

• Réactivité

• Sens des responsabilités

Périmètres transversaux:

Poste inscrit dans un périmètre qualité : OUI
Identification du périmètre :

• Accueil du public

• Achat public

Identification de la fonction de l'agent dans le périmètre :

• Agent du périmètre

• Poste inscrit dans un périmètre projet : NON

Autres informations sur le poste:

Chiffres clés :

• Gestion d'un budget : OUI

• Montant du budget géré : ,00

• Encadrement d'équipe : NON

• Nombre d'agents encadrés : 0

Autres chiffres clés :

Habillement/EPI :

• 8 métiers avec 200 agents concernés par l'habillement et le port d'EPI ;

• Près de 1500 articles en stock ;

• Plus d'une centaine de demandes d'échanges/an ;

• 29 référents métiers répartis sur les sites.

Bâtiment Gignac :

• Environ 100 sollicitations gestion bâtiment/an

Contraintes horaires du poste :

• Disponibilité concernant les horaires : NON

• Type de contrainte horaire : Poste à temps complet

• Précision en cas d'horaire spécifique/particulier : Aucunes

• Pas de télétravail en 1ère approche

Contraintes du poste :

Identification de la contrainte :

• Travail sur écran

Autres contraintes :

• Travail avec port de charges

• Manutention manuelle