de Direction - Paris, France - Bibliotheque nationale de France

Bibliotheque nationale de France

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Référence du poste **:3584
- **Sites **:François-Mitterrand Quai François-Mauriac Cedex Paris
- **Catégorie **:B
- **Groupe emploi **:2B
- **Famille **:Administration gestion
- **Emploi de référence**: Secrétaire / assistant administratif
- **Spécialité professionnelle **:Assistant de direction
- **Durée du contrat **:3 ans
- **Fondement du contrat **:L.332-1
- **À pourvoir à compter du **:12/15/2023

**Missions et activités permanentes**: Sous la responsabilité de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe, les missions du titulaire du poste sont les suivantes:

- Tenue des agendas de la directrice déléguée aux ressources humaines et de l'adjointe
- Gestion du temps (tenue et mise à jour de l'agenda papier et électronique) et de l'accueil téléphonique et physique (visiteurs internes et externes : filtrage des interlocuteurs, compte rendus des demandes)
- Elaboration et diffusion des plannings de congés de l'équipe encadrante et des agents de la DdRH
- Suivi des informations écrites à l'arrivée et au départ (gestion du courrier, de la messagerie électronique et des parapheurs)
- Rédaction de courriers administratifs et réponses personnalisées aux agents
- Saisie des courriers et notes à la signature de la directrice déléguée ainsi que ceux à la signature de la présidence, de la direction générale, de la direction de l'Administration et du personnel, pour toutes questions relatives aux ressources humaines
- Organisation logistique des réunions (salles, dossiers, invitations, accueil des participants extérieurs le cas échéant) et préparation des dossiers (recherche documentaire interne et sur internet)
- Rédaction de comptes rendus de réunions et diffusion
- Collaboration quotidienne avec les assistantes de la présidente, du directeur général, de la directrice de l'Administration et du personnel et des directeurs et délégués
- Traitement des opérations de gestion simples liées au personnel, aux locaux, aux matériels, aux fournitures, aux demandes de reproduction, mise sous pli et transmission, gestion en arrivées et départs des courriers
- Classement en liaison avec la mission gestion de production documentaire et archives (classement papier et en base Lotus Notes)
- Elaboration de diaporamas (Powerpoint), mise en forme de document Word)
- Attribution des cartes "Culture" : vérification des droits et suivi.
- Référent informatique pour les Demandes de Prestations Informatiques (DPI)

**Activités spécifiques**:

- Veille à la conformité des documents soumis à la directrice déléguée et de l'adjointe
- Veille au respect du calendrier des principales échéances de l'activité de la direction déléguée et de l'adjointe
- Appel à registres "hygiène et sécurité" dans le cadre de la préparation de la réunion trimestrielle préalable au CHSCT
- Saisie et transmission au MCC des mémoires de distinction honorifiques
- Recueil et transmission de pièces relatives à des dossiers spécifiques
- Référent GTA et gestion des comptes GTA de la directrice déléguée et de l'adjointe
- Correspondant Gaïa

**Compétences requises**: Savoirs

Savoir-faire
- Adaptation aux différents interlocuteurs
- Qualités rédactionnelles
- Esprit de synthèse
- Constitution des dossiers (papier ou électronique) et classement des documents (papiers ou électronique) selon un plan de classement
- Organisation du travail en fonction des contraintes, délais et priorités de la directrice déléguée
- Filtrer et organiser les informations

Savoir être
- Discrétion professionnelle et sens de la confidentialité absolus
- Rigueur, sens de l'organisation
- Polyvalence, réactivité
- Qualités relationnelles, esprit d'équipe