Secrétaire Médicale - Paris, France - Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Assistance Publique Hôpitaux de Paris

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Date de début de diffusion **:12/12/2023

**Date de parution **:22/02/2024

**Description du poste**:
**Intitulé du poste**:
Secrétaire médicale - Centre d'Ethique Clinique F/H

**Métier**:
Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale - Secrétaire médical

**Type d'emploi**:
Titulaire ou contractuel

**Quotité de temps de travail**:
Temps plein

**Horaires de travail**:
Amplitude horaire 7h30 à 100% entre 8h30 et 17h, du lundi au vendredi

**Poste à pourvoir**:
Immédiat

**Présentation du service**:
Département médico-universitaire (DMU) PRIME

Produits de santé, Recherche, Innovation, Médecine numérique, Ethique

**Centre d'éthique clinique de l'AP-HP**

Equipe composée:

- 1 responsable médecin, temps plein
- 1 médecin, mi-temps
- 1 assistante médico-administrative, temps plein
- 1 philosophe, temps plein
- 1 psychologue, mi-temps
- 1 juriste, tiers temps
- 1 philosophe, tiers temps
- autres personnels temporaires : interne, ingénieur de recherche, stagiaire

**Liaison hiérarchique**:Cadre paramédical du DMU et médecin responsable du Cec en liaison fonctionnelle

**Vos missions**:
**Assurer la gestion administrative au Centre d'éthique clinique (CEC) (50 %)**
- Gérer la constitution des dossiers de recrutement des personnels (médicaux et non médicaux) et des stagiaires : suivi des demandes, suivi des conventions, suivi des subventions (ingénieurs d'étude/assistants de recherche clinique), en lien avec le Responsable du Cec ;
- Assurer le suivi de la reconduction des contrats
- Assurer l'accueil et l'organisation logistique des stagiaires et des nouveaux personnels
- Assurer le suivi des dépenses du service et de la consommation du budget du Cec en lien avec le Responsable

Avec la Direction de la Communication:

- Assure l'édition des flyers (support de communication du Cec)
- Assurer la mise à jour du site internet du Cec

Avec la Direction des Affaires juridiques:

- Participer à l'organisation conjointe des journées-débats publiques sur des thématiques éthiques
- Recenser les besoins et transmettre les demandes de commandes mensuelles et trimestrielles
- Assurer le suivi des besoins en équipements (petits matériels/informatiques), en travaux et en informatique
- Régulariser les commandes du Cec par l'édition de bons de commande
- Assurer les (ré) abonnements aux revues nationales et internationales pour le CEC
- Faire les demandes d'intervention pour les services techniques et pour le service informatique

Particularités du poste:

- Assurer l'accueil téléphonique pour les saisines qui requièrent de savoir repérer les urgences et orienter vers l'équipe
- Etre une personne ressource pour les patients/familles/personnels, les membres de l'équipe, des groupes d'éthique clinique et toute autre personne sollicitant le Cec

Activités diverses régulières:

- Assurer la mise à jour du logiciel CHRONOS (suivi des plannings prévisionnels et définitifs du personnel médical)
- Assurer la diffusion des avis de réunions hebdomadaires
- Etablir les ordres de mission pour valider les déplacements des membres de l'équipe
- Assurer la gestion de la bibliothèque
- Assurer la correction et la mise en page des divers documents du service, en collaboration avec l'équipe
- Assurer le classement et l'archivage des documents du service
- Veiller au rangement du Cec

Activités diverses ponctuelles:

- Transmettre à l'encadrement du DMU les souhaits de congés des personnels non médicaux du Cec (avant le 31 mars, délai de rigueur)
- Mettre à jour les fichiers informatiques (dossiers communs et fichiers saisines/patients) et assurer l'archivage
- Mettre à jour du CV du Responsable
- Dans le cadre des séminaires, de la formation d'initiation à l'éthique clinique et des journées publiques organisés par le Cec : gérer les réservations de salles et la logistique locale (en lien avec les appariteurs), préparer les listings d'inscription, assurer l'accueil et la gestion des déplacements/hébergements des intervenants et des autres membres du Cec, assurer l'organisation des prestations de repas collectifs

**Profil recherché**:

- QUALITES ET COMPETENCES
- Capacité d'adaptation (réactivité, polyvalence et travail en équipe pluridisciplinaire)
- Sens de la communication, de l'accueil et de l'écoute
- Respect de la confidentialité
- Maitrise des outils informatiques de base (Word, Excel, Power Point) et de communication
- Connaissance de l'AP-HP souhaitée
- Anglais souhaitable

DIPLOMES ET OUTILS
- Bac professionnel secrétariat médical (niveau IV)
- BTS Assistante de direction (niveau III)
- Diplôme d'assistante médico-administrative

**Corps et/ou grade cible**:
Adjoint des cadres hospitaliers

**Les avantages de l'AP-HP**:
**Description de vos avantages**:

- Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé )
- Place en crèche d