Secrétaire (H/F) - Saint-Denis, France - Départemental de la Réunion

Départemental de la Réunion
Départemental de la Réunion
Entreprise vérifiée
Saint-Denis, France

il y a 2 semaines

Sophie Dupont

Posté par:

Sophie Dupont

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Description
**Adjoint Administratif Territorial**:
**REF **:

- **Catégorie **:C
- Administrative
- **Niveau d'études **:CAP-BEP
- Saint-Denis

**Le Conseil Départemental de la Réunion**:
**RECRUTE**:
par voie de mutation, de détachement, d'inscription sur liste d'aptitude ou contractuelle, un(e) **Adjoint Administratif Territorial, Secrétaire (H/F) à la Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées - Direction - Cellule des Affaires Générales.**

**Nature des fonctions**:
**Missions**:
Sous l'autorité du Responsable de service, l'agent assure à titre principal les tâches administratives liées à l'activité du service et suit le planning de l'équipe au sein du secrétariat mutualisé de la DAJA. Il participe à la gestion comptable et aux travaux bureautiques liés aux logiciels métier.

**Activités Principales**:
Orienter et renseigner le public:
- Accueillir, renseigner et orienter les différents publics (physique et téléphonique)

Suivre l'agenda de l'équipe (réunions, congés, rendez-vous, etc.):
- Gérer et suivre les plannings hebdomadaires de réunions
- Gérer et suivre les plannings de congés des agents

Gérer et suivre les dossiers de son domaine d'intervention:
- Actualiser les répertoires téléphoniques
- Engager et suivre les engagements et les lignes de crédits des services de la Direction
- Réceptionner les mises à jour livrées des ouvrages du service des affaires juridiques
- Insérer les mises à jour
- Suivre les mises à jour effectuées et à effectuer

Mettre en forme, présenter et actualiser les dossiers:
- Mettre en forme des courriers, notes, etc.

Gérer les courriers « arrivée » et « départ »:
- Enregistrer et traiter les courriers arrivées et départs

Réceptionner et diffuser des informations:
- Assurer la diffusion des courriers, documents au sein du service
- Assurer l'édition et le suivi des parapheurs

Saisir et enregistrer informatiquement les données:

- Enregistrement et diffusion sur TELERECOURS (logiciel de téléprocédures devant les juridictions administratives)- Enregistrement sous DIRA'J (logiciel de gestion des contentieux)
- Création et suivi des parapheurs électroniques sous IX PARAPHEUR
- Gérer des demandes d'approvisionnement sur KIMOCE
- Saisir les engagements comptables sous ASTRE

Classer et/ou archiver les dossiers du service:
- Préparer les dossiers à archiver
- Créer des boîtes et bordereaux d'archivage
- Mettre en œuvre le circuit d'archivage en lien avec le service des archives intermédiaires
- Assurer le suivi des dossiers archivés

Assurer la continuité de service en cas d'empêchement d'un(e) collègue

**La résidence administrative est fixée à Saint Denis.**

**Profil requis**:

- Ouvert au cadre d'emplois des Adjoints Administratifs Territoriaux
- Connaissance du fonctionnement des Collectivités et de leur environnement
- Expertise des techniques de secrétariat
- Maîtrise des outils bureautiques et informatiques (AIRS, KIMOCE, ASTRE, PREVIA, IX PARAPHEUR)
- Capacité à orienter la demande au sein des services
- Autonomie
- Discrétion
- Disponibilité
- Esprit d'équipe
- Rigueur
- Sens de l'organisation
- Sens des relations humaines
- Sens de la communication

**Pour plus ample information**:
Tél **0262 ** ** **/ Fax
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