Assistant Administratif en Evenementiel - Paris, France - TEAM EXPERT

TEAM EXPERT

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Société**:
**Chaque recrutement implique une réponse personnalisée **
Depuis 2011, nos agences de recrutement **TEAMEXPERT spécialisées par filières métiers**, vous accompagnent **vers un poste qui vous ressemble.**
Nous sommes présents dans les métiers du droit. Nous intervenons principalement pour des Cabinets d'Expertise Comptable, des Cabinets d'Avocats, des Offices Notariaux, des Services Juridiques d'Entreprises évoluant dans des environnements fortement réglementés.
Notre expertise métiers nous permet de vous proposer des solutions qui répondent à votre projet professionnel. Nos experts métiers s'impliquent au quotidien pour **valoriser vos compétences et augmenter vos chances de réussite.**

**Mission**:
**_ Vous rejoignez une équipe en charge de l'organisation d'un événement qui se déroulera fin septembre 2023._**

Cet évènement réunit environ **150 exposants et 7000 visiteurs**.

Le poste:
Rattaché/e au **Secrétariat Général**, auprès de votre N+1 bienveillant, vos 2 principales missions:
**1) Organisation Evènementielle**:
Gestion de l'inscription des participants:
Une plateforme d'inscription en ligne est mise en place (utilisation de l'outil de gestion évènementielle **KLIPSO**).
- Vous Vérifiez la bonne intégration des données dans l'outil
- Vous Répondez aux éventuelles questions par mail ou par téléphone
- Vous Suivez l'état des règlements en lien avec le service comptabilité

Gestion des participants en interne et des invités (VIP):

- Vous avez en charge, leur inscription, leur transport, leur hébergement (en collaboration avec une agence)
- Vous gérez les imprévus et modifications de dernière minute
- Vous contrôlez la facturation des prestations de l'agence et de ses partenaires
- Durant l'événement :_
- Accueil durant l'évènement (avec l'appui d'une agence d'hôtes et hôtesses)
- Poursuite des inscriptions de dernière minute
- Veiller au bien être des **VIP**

**2) Partenariats**:
Un partenaire externe gère la commercialisation des stands et la régie publicitaire. Sur la base d'un fichier transmis par le partenaire vous avez en charge:

- La production des bons de commande sur un ERP (**SAGE X3**)
- La validation des commandes auprès du partenaire
- **La production et l'envoi des factures.**:

- Le suivi des encaissements et la relance si nécessaire

**Profil**:
**Votre Profil**:
**Diplômé/e Bac +2/3** : BTS, DUT ou licence en assistanat de direction/manager, gestion administrative et commerciale, gestion PME-PMI, avec une spécialisation en événementiel, communication ou information-communication.

**Minimum 2 ans d'expérience** **dans l'organisation administrative, logistique d'évènements et la facturation.**

**Excellent niveau d'orthographe, d'expression orale, écrite et de présentation.**

Logiciels:
Maîtrise de l'ensemble du Pack office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
- Les +: Connaissance d'1 outil :_
- Evènementiel (Klipso est 1+ )_
- Comptable pour la facturation (SAGEX3 est 1+ )_

**Conseils**:
Vous aimez les tâches administratives, polyvalentes, le relationnel (élus, grands patrons )?

Vous êtes autonome et le travail en équipe vous plait?

Vous savez gérer les priorités, le rush de dernière minute, le stress ?

Vous êtes disponible immédiatement jusqu'à fin septembre ?

Alors venez rejoindre le grand évènement de cette Institution française

**Vos avantages**:
28/30K€ selon profil.

Prise de poste : ASAP Jusqu'à fin septembre 2023.

Temps plein : 35h

Tickets restaurant 11 €

Pass Navigo

1 semaine de déplacement en Province.