Office Manager - Taverny, France - ESSIVAM

Description

**_OFFRE EMPLOI_**

**_Assistante administrative / Office Manager_**

**Intitulé du poste**

Assistante administratif(ve) + Chargé d'accueil

Bac/BTS secrétariat ou gestion TPE/PME et/ou expérience significative dans la fonction.

**L'association**

L'association Essivam a pour mission de favoriser l'intégration et lutter contre l'exclusion des migrants, en assurant des cours d'apprentissage du français en « immersion culturelle » et d'aide aux démarches administratives.

Essivam c'est 800 apprenants/an, des cours de FLE dans 21 sites sur 12 communes du Val d'Oise, un Organisme de formation certifié Qualiopi, plus de 30 formateurs (salariés ou bénévoles) et 5 salariés au siège.

**Missions**

L'assistant(e) administratif(ve) est un maillon essentiel de l'organisation et du bon fonctionnement de l'Association.

Elle est en charge de la bonne image de l'association, tant dans ses missions d'accueil du public et des partenaires, que dans sa gestion des sites de communication.

Elle est en support aux équipes du siège et du Conseil d'administration dans son rôle d'assistante administrative.

**Activités principales**:
Sous la responsabilité de la direction d'Essivam, et en lien avec l'équipe du siège:
1/ Vous assurez l'accueil physique et téléphonique du siège et réaliser des inscriptions pour les apprenants.

2/ Vous gérez les différentes tâches administratives:

- Suivre l'état des stocks / préparer des commandes (matériel nécessaire aux formateurs, produits d'entretien et divers )
- Organisation des différents forums des associations auxquels nous participons (communication, planning, gestions des permanences sur les stands, préparation des documents à distribuer par site)
- Suivi des factures en lien avec le Trésorier

3/ En appui et en coordination avec les responsables pédagogiques de l'association, vous mettrez à jour les différents dossiers administratifs liés à la réalisation des cours de FLE:

- Enregistrement et mise à jour le fichier adhérent
- Gestion et suivi des données d'activité sur les ateliers de français (saisie des informations et statistiques concernant les apprenants, suivi des feuilles de présence et saisie)
- Gestion du fichier d'occupation des salles au siège
- Elaboration des statistiques mensuelles et annuelles
- Participation à la rédaction du Rapport d'activité annuel

4/ En lien avec le Bureau, vous êtes support pour l'Assemblée Générale annuelle

3/ Vous communiquez régulièrement sur les réseaux sociaux les nouvelles de l'association (Linkedin, site internet,)

Enfin, vous venez en appui sur les différentes activités/projets de l'association.

**Compétences clefs**

Maîtrise de l'outil Informatique (Word, Excel et éventuellement logiciel de graphisme InDesign ou Canva)

Bonne communication écrite et orale

Connaissance du système associatif et de l'environnement de l'association

Relationnel : avec les salariés et les bénévoles de l'association ainsi qu'avec les membres du Conseil d'Administration et du Bureau

Suivi et gestion des demandes des apprenants

**Qualités professionnelles**

Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative

Adaptabilité

Rigueur : organisation et méthode

Dynamisme

Capacité à travailler en équipe

**Conditions**

Poste 35h

Basé au siège de l'association (Taverny)

CDI

Salaire en fonction du profil et de l'expérience

Type d'emploi : Temps plein, CDI

Salaire : 2 000,00€ à 2 100,00€ par mois

Avantages:

- Participation au Transport

Programmation:

- Du Lundi au Vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : Un seul lieu de travail

Date de début prévue : 01/02/2023