Adjoint-e en Gestion Administrative, Accueil Et - Grenoble, France - Université Grenoble Alpes

Université Grenoble Alpes

Entreprise vérifiée

Grenoble, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type de recrutement:
Poste ouvert en Mobilité interne et externe et CDD
- Quotité de travail:
100%
- Niveau d'emploi:
C - Tous C
- Durée du contrat:
Du 04 mars 2024 au 03 mars 2025
- Localisation:
IUT2 Doyen Gosse
2 place Doyen Gosse
38000 Grenoble

Présentation de la structure

L'IUT2 est une composante de l'Université Grenoble Alpes qui délivre des Bachelors Universitaires de Technologie (BUT) des Licences professionnelles et générales dans les domaines de la gestion, du commerce, du droit, de l'information et de la communication, du social, de l'informatique et des statistiques. Il propose également des formations préparant aux examens nationaux de l'expertise comptable, aux diplômes d'état du travail social et des formations qualifiantes.

L'équipe administrative de l'IUT2 est composée de 90 agents répartis en 10 services et 5 sites (Doyen Gosse /Brenier/Campus/Verdun/ Vienne). Les équipes pédagogiques sont composées de 180 enseignants (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré et contractuels) et de 500 chargés d'enseignement. Les enseignants bénéficient des ressources en interne pour assurer leurs enseignements académiques et professionnalisants en disposant d'un environnement de travail agréable et performant.

Missions principales

Vous exercerez des missions administratives, d'accueil et de reprographie sous la responsabilité de la cheffe du service Patrimoine-Logistique-Maintenance (PLM) de l'IUT2.

Activités principales
- Accueillir, orienter et informer sur place ou par téléphone (étudiants, enseignants, entreprises, partenaires et publics extérieurs)
- Contribuer à l'amélioration continue de l'accueil et participer aux audits qualité
- Réceptionner, trier et affranchir le courrier
- Réaliser des travaux de reprographie, reliure, massicotage
- Réceptionner, contrôler et transmettre au service RH les demandes de remboursement de transport
- Gérer divers prêts : clés, matériels audiovisuels et informatiques, badges et tenir les registres de prêt
- Remettre les diplômes aux anciens étudiants selon une procédure stricte
- Assurer la levée de doute du système de sécurité incendie en cas de déclenchement de l'alarme incendie (formation en interne)
- Réaliser des actes de gestion administrative courants
- Gérer des achats et stocks et mettre à jour les tableaux de suivi
- Préparer des collations pour des événements ponctuels (les installer et les désinstaller) et participer à l'organisation logistique des manifestations institutionnelles
- Gérer administrativement le parc automobile composé de 5 véhicules : entretien, contrôle technique, réparation

Compétences attendues
- Connaître les règles d'usage et respecter les procédures administratives
- Connaître les techniques de secrétariat et savoir utiliser les outils bureautiques (Word, Excel)
- Utiliser un standard téléphonique, du matériel de reprographie et machine à affranchir
- Faire preuve d'organisation, réactivité, rigueur et fiabilité
- Avoir de bonnes capacités relationnelles et de mobilisation
- Savoir travailler en équipe
- Alerter et rendre compte à son supérieur hiérarchique

Contraintes liées au poste:

- Prévoir l'ouverture du bâtiment à 7h30 le matin
- Intervenir ponctuellement en soirée ou un samedi lors d'événements promotionnels ou internes à l'Institut
- Contribuer à la continuité du service en cas d'absence d'un collègue

Conditions de diplômes

Sans diplôme

Rémunération

A partir de 1801€ mensuel brut et en fonction de l'expérience.
Vous percevrez en plus de votre salaire un régime indemnitaire d'un montant mensuel brut de 290 €.