Assistant (H/F) - Saint-Maurice, France - Santé publique France

Santé publique France

Entreprise vérifiée

Saint-Maurice, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Missions / Activités**:
Placé.e sous l'autorité de la Directrice de la DiRe, l'assistant F/H a pour mission d'assurer le secrétariat. Il/elle organisera son travail en binôme avec une autre assistante, afin de garantir la permanence du secrétariat, notamment en période de congés.

L'assistant F/H sera principalement chargé.e des activités suivantes:
**Gestion administrative et financière**
- Pour les documents relevant directement de leur activité ou ceux confiés par ses supérieurs hiérarchiques, concevoir et mettre en forme les documents, organiser le classement et l'archivage des documents ;
- Suivre la vie des processus de gestion administrative et financière au sein de la direction en lien avec le référent administratif et financier de la direction ;
- Assurer la gestion des ordres de mission et états de frais des personnes de l'équipe de Saint-Maurice, des personnes extérieures participant aux réunions et des agents des Cellules régionales sans assistante

**Office management**
- Réceptionner, trier, diffuser l'information (courrier, messagerie, appels téléphoniques, internet) ;
- Organiser l'agenda, les rendez-vous de la directrice et de son adjointe, planifier des réunions Teams ;
- Saisir et assurer le suivi des différents documents dans Elise ;
- Constituer les parapheurs et s'assurer du bon déroulé du circuit de validation ;
- Organiser les commandes via le logiciel Qualiac.

**Soutien au métier**
- Préparer et organiser les réunions (convocations, dossier préparatoire, envoi des invitations, vérifier la conformité de l'installation de la salle et la livraison des éléments demandés) ;
- Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les documents en interne et en externe.

L'assistant F/H pourra également apporter un soutien aux activités de réponse aux alertes dans la limite de ses compétences et contribuer aux démarches transversales visant à mieux structurer la fonction d'assistant.

**Profil recherché**:

- BTS Assistant de Direction
- Débutant accepté

**Connaissances**:

- Santé publique France : ses objectifs, ses enjeux, son organisation et ses métiers
- Les grands principes à respecter de la commande publique
- Les procédures administratives applicables à Santé publique France
- L'anglais
- Le fonctionnement du système sanitaire français

**Compétences fonctionnelles et techniques**
- Savoir planifier
- Maîtriser les outils de suivi (tableaux de bords)
- Maîtriser les logiciels utilisés au sein de l'agence(Elise, Qualiac, GFD, Globéo)
- Savoir rédiger des documents administratifs de qualité
- Savoir rédiger des documents à usage interne (notes, comptes rendus)
- Mettre en forme, exploiter et interpréter des données chiffrées
- Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

**Compétences relationnelles**
- Sens du service public
- Sens du service et du contact
- Sens de la confidentialité et de la discrétion
- Communication orale et écrite
- Adaptabilité
- Disponibilité
- Savoir rendre compte
- Capacité à travailler en équipe
- Savoir orienter les collaborateurs

**Affectation**:
La direction des régions (DiRe) pilote l'action régionale de l'Agence nationale de santé publique.

Pour assurer la cohérence de ses actions en régions, Santé publique France dispose dans chaque région d'une Cellule régionale composée d'épidémiologistes. Par ce dispositif régional, situé au plus près des enjeux locaux de santé, Santé publique France vise la mise en œuvre d'une approche intégrée de la santé publique en région. Les Cellules régionales de Santé publique France placées auprès des agences régionales de santé (ARS), leur apportent compétences et savoir-faire scientifiques dans le champ de la veille, la surveillance, l'alerte sanitaire et la prévention promotion de la santé pour l'appui aux politiques de santé régionales. Au nombre de 12 en métropole et 4 en Outre-mer (Antilles, Guyane, Mayotte et Océan Indien), les Cellules régionales sont le représentant unique en région de Santé publique France et à ce titre représentent l'ensemble des missions de Santé publique France.

Type d'emploi : CDI

Salaire : 19 904,00€ à 35 502,00€ par an

Avantages:

- Prise en charge du transport quotidien

Programmation:

- Du lundi au vendredi
- Travail en journée

Lieu du poste : In person