Assistant de Direction - Rennes, France - Inria

Inria

Entreprise vérifiée

Rennes, France

il y a 5 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Type de contrat **:Mobilité ou CDD

**Niveau de diplôme exigé **:Bac + 2 ou équivalent

**Fonction **:Personnel des fonctions support (IT)

**Corps d'accueil **:Assistant Ingénieur / Ingénieur d'Etudes (AI/IE)

**Niveau d'expérience souhaité **:De 5 à 12 ans

**A propos du centre ou de la direction fonctionnelle**:
Le centre Inria de l'Université de Rennes est un des neuf centres d'Inria et est un acteur majeur et reconnu dans le domaine des sciences numériques. Il est au cœur d'un riche écosystème de recherche et de formation : l'université de Rennes, en lien avec les écoles et organismes de recherche du site, porte une ambition commune autour de grands projets fédérateurs : cybersécurité, intelligence artificielle, transition environnementale

Le centre Inria de l'Université de Rennes regroupe plus de 700 personnes réparties dans une trentaine d'équipes de recherche et sept services d'appui et soutien à la recherche.

**Contexte et atouts du poste**:
La direction du centre assure le suivi des activités de recherche (création et évaluation des équipes de recherche, recrutement et promotion des chercheurs), l'organisation du support à la recherche dans sept services de support à la recherche (RH, affaires financières, transfert, service général, communication ), le lien et la coordination avec le siège et les directions fonctionnelles de l'institut, et la collaboration avec les acteurs locaux : collectivités territoriales, universités et écoles, associations et acteurs du transfert de technologie.

**Mission confiée**:
La personne recrutée secondera la direction dans la réalisation de ses missions de pilotage. Véritable facilitatrice et interface entre la Direction et les différents interlocuteurs internes et externes, elle contribue à la performance de la direction.

**Principales activités**:
**Assistanat, les fondamentaux**
- Assister le directeur ou la directrice et les membres de la direction (adjoints administratif et scientifique notamment) pour optimiser leur temps : tenir les agendas personnels et partagés, organiser les déplacements, gérer l'interface en interne/externe
- Participer aux réunions et rédiger les comptes rendus, préparer les ordres du jour, assurer le suivi des relevés de décisions et d'actions
- Gérer les données du centre (contacts, bases de données, listes de diffusion, documentation), en garantir la fiabilité et en faciliter l'accès
- Contribuer à l'amélioration de l'organisation du centre (mise en œuvre des processus administratifs, assistance à l'utilisation des technologies de l'information et de la communication)
- Participer à la dynamique du réseau métier de l'Institut

**Gestion et suivi de dossiers**
- Collecter et consolider les informations nécessaires à la prise de décision et au pilotage ; concevoir des tableaux de bord et/ou des tableaux de suivi
- Rechercher et fiabiliser l'information, instruire et assurer le suivi des dossiers de la direction, y compris les dossiers spécifiques tout en garantissant la confidentialité (notes, synthèses, préparation des actes administratifs...)
- Piloter et gérer des projets, coordonner les moyens (humains, administratifs, logistiques et techniques) nécessaires à la réalisation d'évènements et d'opérations particulières
- Élaborer le budget de la direction, veiller à son exécution et au suivi

**Communication interne et externe**
- Créer du lien, faciliter/générer la cohésion au sein du centre
- Écouter, veiller et alerter (dysfonctionnements, risques psycho-sociaux...)
- Piloter certaines actions de communication interne, et veiller à la bonne diffusion des informations
- Entretenir et activer des réseaux professionnels internes et externes
- Concevoir, mettre à jour et diffuser les différents outils/supports de communication de la direction, en particulier composer la lettre hebdomadaire du centre

**Coordination / encadrement**
- Coordonner et réaliser des opérations particulières, de tout ou partie d'un projet délégué par sa hiérarchie
- Encadrer l'activité d'agents, en hiérarchie et/ou en projet transversal, participer à leur formation (accompagnement, tutorat)

**Compétences**:
**SAVOIRS**
- Connaître l'environnement de la recherche et le fonctionnement d'un établissement public
- Connaître les acteurs "socio-économiques" (partenaires divers)
- Connaître les bases de la réglementation générale des domaines traités (gestion financière, personnel )
- Connaître le fonctionnement des circuits d'information, tant internes qu'externes
- Maitriser le langage et l'orthographe
- Maîtriser l'anglais

**SAVOIR-FAIRE**
- Maîtriser les outils collaboratifs et de gestion internes
- Maîtriser les techniques de communication écrite et orale
- Savoir travailler en équipe/en réseau ; contribuer à la continuité de service
- Mettre en œuvre des techniques de synthèse (qualités rédaction