Secrétaire de Direction - Paris e, France - OVE

OVE

Entreprise vérifiée

Paris e, France

il y a 1 semaine

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Type de contrat
- CDI - Expérience
- Aucun
- Niveau d'étude
- Lieu de travail
- OVE - MAS Centre Robert Doisneau à PARIS
- Date
- A partir du 20/02/2023
- Date de création
- 07/02/2023

**Qui sommes nous**:
Créée en 1944, sous l'égide d'Yves Farge, commissaire de la République, la Fondation OVE a d'abord pris en charge des enfants victimes de la guerre.
Ses valeurs sont fondées sur le refus de l'exclusion.

Aujourd'hui, elle gère plus de 100 établissements, services sociaux et médico sociaux dans toute la France dans les secteurs du handicap, de la dépendance, du répit, de l'accueil et de l'hébergement d'urgence.

Elle s'appuie sur la compétence de plus de 2500 salariés. Si vous souhaitez vous engager au service des personnes fragiles, rejoignez-nous.

**L'établissement**:
MISSIONS La Maison d'Accueil Spécialisé du Centre Robert Doisneau est située dans le 18-ème arrondissement de Paris. L'établissement se trouve au sein d'un riche complexe médico-social regroupant 8 établissements et services (IME, SESSAD, EHPAD, FAM pour personnes vieillissantes, FAM, MAS, CAJM). La MAS accueille 35 adultes porteurs de handicap moteur et adultes polyhandicapés en hébergement permanent. Lieu de soin et lieu de vie, l'établissement soutien le « vivre chez soi », le « vivre ensemble » et le « prendre soin ». Une équipe pluridisciplinaire

**Mission**:
Vos Missions:

- Vous animez et coordonnez des activités administratives d'autres personnels administratifs, vous êtes une ressource auprès de ces personnes,
- Vous rédigez des écrits professionnels et mettez en forme un document de façon autonome (courrier, compte rendu, procès-verbal, dossier),
- Vous recevez, collectez et traitez l'information pour en assurer la transmission,
- Vous organisez la logistique de réunions ou d'évènements,
- Vous organisez les manifestations événementielles,
- Vous identifiez, planifiez les opérations et tâches pour la réalisation d'un événement ou d'un dossier,
- Vous rassemblez des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs,
- Vous contribuez à la gestion du temps d'un Responsable et/ou d'une équipe de travail,
- Vous gérez les ressources matérielles courantes d'un service ou d'une activité.

La liste des missions est non exhaustive et susceptible d'évoluer.

**Vos Missions**:
Accueil
- Accueille physiquement les résidents et les familles ; écoute active et empathique des résidents, renseigne, oriente vers un professionnel
- répond au téléphone, analyse les demandes (filtre), redirige les appels, renseigne,
- Est la personne ressource et de confiance pour les familles.

Assure des missions de secrétariat/bureautique
- Tape les différents courriers, compte-rendu, convocations, invitationsavec validation de la direction,
- Crée et/ou mets en forme les documents sous Pack Office
- Transmets les documents pour signatures
- Traite les courriers, mails, fax pour le pôle Handicap ouvre, classe, redistribue,
- Fait des reproductions (photocopies et scanner),
- Ouvre et/ou distribue le courrier professionnel et résidents,
- Affiche et transmets les notes de service de la Fondation, du pôle Handicap aux unités,
- Classe et archive les documents,
- Saisie et suivi des factures fournisseurs.
- Suivi des conventions et partenariats
- Suivi des formations

Gère les dossiers administratifs des résidents
- Crée et met à jour les dossiers administratifs des résidents,
- Met à jour les documents administratifs du dossier du résident (RC, médecin référent, mandataires judiciaires.),
- Met à jour les registres d'entrées et sorties (temps plein, accueil de jour et accueil temporaire),
- Edite les attestations de présence,
- Archive les dossiers administratifs.
- Saisie mensuelle sur RESID ESMS
- Collabore au suivi de l'activité du FAM/MAS/CAJM
- Renseigne le tableau mensuel des présences, absences des résidents

Collecte les informations sur Netsoins concernant les absences et les hospitalisations

A partir des tableaux de suivi, transmet les informations pour renseigner le bilan annuel d'activité

Est référent des caisses « fonctionnement » et « résidents »

Enregistre les sorties financières des différentes caisses

Compte la caisse une fois par semaine.

Assure la transmission des factures fournisseurs
- Rassemble les différentes factures fournisseurs,
- Transmet les factures de l'établissement aux cadres pour validation et à la direction pour signature et « bon à payer », et les transmet à la comptabilité pour paiement,
- Transmet les factures personnelles des résidents aux tuteurs ou familles.

Participe à la gestion logistique de l'établissement
- Rédige les demandes d'intervention travaux et informatique sur GLPI,
- Gère les stocks de fournitures de bureaux et passe les commandes après validation de la direction,
- Réceptionne et vérifie les commandes,
- O