Responsable Administratif-ive de Formation - Palaiseau, France - Université Paris-Saclay

Université Paris-Saclay

Entreprise vérifiée

Palaiseau, France

il y a 4 jours

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

Née de la volonté conjuguée d'universités, de grandes écoles et d'organismes de recherche, l'Université Paris-Saclay compte parmi les grandes universités européennes et mondiales, couvrant les secteurs des Sciences et Ingénierie, des Sciences de la Vie et Santé, et des Sciences Humaines et Sociales. Sa politique scientifique associe étroitement recherche et innovation, et s'exprime à la fois en sciences fondamentales et en sciences appliquées pour répondre aux grands enjeux sociétaux. Du premier cycle au doctorat, en passant par des programmes de grandes écoles, l'Université Paris-Saclay déploie une offre de formation sur un large spectre de disciplines, au service de la réussite étudiante et de l'insertion professionnelle. Elle prépare les étudiants à une société en pleine mutation, où l'esprit critique, l'agilité et la capacité à renouveler ses compétences sont clés. L'Université Paris-Saclay propose également un riche programme de formations tout au long de la vie. Située au sud de Paris sur un vaste territoire, l'Université Paris-Saclay bénéficie d'une position géographique favorisant à la fois sa visibilité internationale et des liens étroits avec ses partenaires socio-économiques - grands groupes industriels, PME, start-up, collectivités territoriales, associations..._
- Etablissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité_
- De nombreuses activités culturelles et sportives sont proposées et accessibles facilement pour tout collaborateur dans le cadre de la politique de bien-être au travail développée à l'Université Paris-Saclay.
- Des possibilités de restauration proches des lieux de travail.
- Un accompagnement des agents pour leur développement professionnel et la préparation aux concours de la fonction publique
- Deux jours hebdomadaires de télétravail possibles sous certaines conditions.

**Ce poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels (CDD/CDI).**

**Mission du service / positionnement hiérarchique**:
L'école doctorale EOBE est intégrée à l'écosystème des Ecoles Doctorales (ED) de l'Université Paris-Saclay, sous la coordination de son Collège Doctoral.

L'ED assure en propre le volet pédagogique des (ré-)inscriptions des doctorants rattachés, mais participe également à un certain nombre d'actions liées au recrutement (concours, mode choix), au suivi des doctorants, ainsi qu'à l'animation de l'ED et à la mise en place de formations doctorales. De manière plus générale, l'ED participe aux actions doctorales transverses de l'UPSaclay.

Placé-e sous l'autorité hiérarchique du Directeur de l'ED, l'assistant-e de l'école doctorale devra être un rouage central et solide des actions récurrentes, mais aussi transverses, de l'ED et une force de proposition régulière de l'amélioration des pratiques de l'ED s'intégrant aux processus Qualité de l'espace doctoral.

La Maison du doctorat et les Graduate School ayant un rôle central dans les actions doctorales, l'assistant-e de l'école doctorale sera amené-e à travailler en étroite collaboration avec celles-ci.

**Missions principales de l'agent.e**:
**1)** Gestion d'un secrétariat en autonomie afin d'assurer les aspects pédagogiques et administratifs liés au déroulement du doctorat dans le respect des règles et procédures du Collège Doctoral de l'UPSaclay:

- Manipulation avancée de la base de données ADUM et maîtrise de ses fonctionnalités.
- Gestion et mise à jour des archives numériques de l'école doctorale, telles que le dossier de thèse, de soutenance.
- Interactions en présentiel, par téléphone, et par courrier électronique avec tous les usagers de l'ED ainsi qu'avec les services de scolarité administrative et les services documentaires des composantes supports de l'ED EOBE et des structures de Paris Saclay.
- Saisies et mises à jour régulières du site web de l'école doctorale.

**2)** Soutien et accompagnement pédagogique et administratif des doctorants et docteurs (inscriptions/réinscriptions/soutenances) en interaction avec l'équipe de direction.
- Suivi, gestion et contrôle des inscriptions/réinscriptions en cours. Anticipation des démarches en interaction avec les membres de l'équipe de direction. Saisie dans l'interface ADUM et dans la base de données propre de l'ED EOBE.
- Gestion des rendez-vous pour accueillir les doctorants inscription/réinscriptions et soutenance.
- Editions et transmission des rapports des comités de suivi et des PVs des soutenances à mi-thèse.
- Gestion et suivi des démarches de soutenances, en présentielle et visioconférence. Interaction avec les rapporteurs, réception et transmission des rapports aux établissements.
- Suivi des cotutelles internationales de thèse : préparation des dossiers, interactions avec les représentants des cotutelles internationales des établisse