Assistante Administrative - Marseille, France - AMETIS PACA

Description

**FICHE DE POSTE**

**Description du poste**:
**_L'assistant(e) administrative_** assiste et seconde les responsables de projets dans le cadre de leurs missions. Elle assure le secrétariat classique des Responsables de projets ainsi que toute l'assistanat administratif et opérationnel durant toutes les phases de la réalisation des opérations.

**Missions principales**:
Assurer le secrétariat des responsables d'opérations:

- Assurer les relations téléphoniques et électroniques,
- Gérer des fournitures,
- Traiter le courrier entrant et sortant, saisir et/ou rédiger les documents (courriers, comptes rendus,..), assurer leur diffusion, gérer les reprographies,
- Assurer la tenue des agendas des Responsables d'opérations (prise de RDV, réservation des salles de réunion, organisation des déplacements...)
- Organiser le classement et assurer l'archivage numérique et papier des documents dans les dossiers,
- Réaliser des dossiers de présentation avec les logiciels dédiés (Powerpoint, Indesign)
- Préparer et organiser des manifestations/évènementiel

Assurer l'assistanat opérationnel des responsables de projets:

- Assurer la gestion administrative pour chaque opération en phase montage : Suivi des affichages et constats des autorisations administratives, suivi des déclarations préalables, rédaction des dossiers banques, constitution des dossiers assurances
- Assurer la gestion administrative pour chaque opération en phase travaux : Frappe de pièces particulières telles que les lettres de commandes, actes d'engagements, avenants, marchés de travaux Entreprises, OS, CCAP, CCTP,
- Suivi administratif des dossiers entreprises et dossiers d'assurance,
- Suivi des dossiers concessionnaires, contrats cadres, demandes d'agréments sous-traitants, délégation de paiement fournisseurs,
- Mise en œuvre des dossiers marchés (organisation des RDV signature avec les entreprises)
- Mise en œuvre et suivi 2des opérations en livraison : dossiers préalables, suivi GPA et GBF, PV entreprises, DAT
- Suivi des DGD, DOE, situations de travaux

**Compétences et aptitudes requises**:
**_1. Qualités personnelles :_**
- Organisation et rigueur dans l'exécution des tâches confiées
- Dynamisme, polyvalence, efficacité et réactivité
- Ecoute, sens du service, de la solidarité et discrétion professionnelle

**_2. Compétences techniques requises :_**
- Maitrise de l'outil informatique (pack office, mise en forme des dossiers intégrant texte, photos, tableaux avec des mises en pages qualitatives).

**Conditions**:
**Expérience**:
Formation de type BTS Assistant(e) de Direction

Expérience professionnelle de 2 ans minimum (une expérience dans le secteur de la promotion immobilière, du bâtiment ou du logement et/ou une formation complémentaire dans les métiers de l'immobilier serait un atout complémentaire)

Poste non-cadre à 35h en CDI

Conditions salariales à déterminer selon profil + TR + Mutuelle

L'assistant(e) administrative peut être amené(e) à se déplacer ponctuellement sur la région pour se rendre sur les opérations ou en mairie.