Secrétaire de Direction - Courbevoie, France - Avenir et joie JOC

Description

**FICHE DE POSTE : SECRETAIRE de DIRECTION**

**NOUS **:La JOC « Jeunesse Ouvrière Chrétienne » est une association nationale reconnue d'éducation populaire. Elle rassemble 6000 jeunes de 13 à 30 ans, qui la gèrent et l'animent eux-mêmes. Ensemble ils mènent des initiatives qui touchent à toutes les dimensions de leur vie (Travail, logement, Loisirs, Finances ) afin de changer ce qui ne va pas autour d'eux. Avec 120 fédérations locales, la JOC est la seule association nationale de jeunes de milieux populaires et ouvriers.

L'association recherche, pour le siège national, un secrétaire de direction (H ou F)

**VOUS**:
Sous la responsabilité du Directeur Technique vous serez seul(e) dans ce service et amené(e) à travailler avec l'équipe de la JOC (salariés, adhérents et les prestataires ou partenaires...)

Vous superviserez le poste de réceptionniste.

**MISSIONS GENERALES**:
A ce poste de secrétariat de direction, vous est garant(e) de la bonne tenue et du suivi des dossiers administratifs dont vous avez la responsabilité.

Vous êtes également réactif(ve) sur toutes les demandes autres qui pourraient vous être confiées.

Vous demandez validation au membre du bureau et à la direction de tous les aspects qui engagent l'association.

Vous êtes force de proposition et vous vous mettez à la disposition des membres du bureau et du Directeur Technique dans une démarche d'aide à la décision.

Vous rendez compte à votre supérieur hiérarchique ou son remplaçant de l'ensemble de votre activité et suivi de vos tâches.

**RESPONSABILITES et ACTIVITES**:
**1. Instruire et suivre les dossiers du mouvement**:
**Cela consiste à traiter et suivre les dossiers notamment les aspects juridiques en rapport aux institutions et associations.**

**2. Concevoir, rédiger, corriger l'ensemble des dossiers et des frappes administratives ainsi que les courriers (Direction et Présidence), suivre les mails,**

**Faire le lien avec les fédérations - Dossiers Spécifiques au mouvement**:
2.1. Relire, présenter et diffuser l'ensemble des Lettres envoyées au mouvement

2.2. Enregistrer, suivre et mettre à jour les contributions fédérales, les dettes, les ventes en lien avec le Trésorier National

2.3. Mettre à jour le Répertoire des coordonnées pour les envois des courriers

2.4. Récupérer et classer les données administratives des fédérations (statuts, budgets)

2.5. Préparer les dossiers de sessions, facturer les sessions, boutiques, goodies aux fédérations

2.6. Préparer et mettre à jour les tableaux d'inscription des Sessions de formation du réseau

2.7. Courriers à destination des Evêchés (relire les courriers, les présenter, les éditer, les envoyer, relire les bilans des permanents)

**3. Gestion des Ressources Humaines en soutien de la Direction**

3.1. Gérer et diffuser des décisions, notes d'information et notes de service émanant de la Direction

3.2. Tenir le Secrétariat RH, Gérer les dossiers individuels

3.2.1. Gérer les relations avec la Médecine du travail (Convocations, tableau de bord)

3.3 Suivre les formations du personnel selon le plan de formation

3.4. Favoriser l'intégration des nouveaux collaborateurs (dossier administratif)

3.5. Suivre les campagnes d'entretiens annuels d'évaluation

3.6. Mettre à jour le document unique des risques professionnels tous les ans

3.7. Apposer et mettre à jour les affichages obligatoires (Infos employeur, Compte rendus )

**4. Supervision et remplacement du poste de réceptionniste en cas d'absence**

4.1. Suivre les missions et l'organisation du travail du réceptionniste

4.2. Mener l'entretien annuel individuel et l'entretien professionnel du personnel à ce poste

4.3. Remplacement du réceptionniste en cas d'absence

**5. Contrats de maintenance**:
**5.1. Suivre la relation avec les fournisseurs liés aux divers contrats de maintenance (bureautique, informatique, photocopieurs, climatisation )**

**CONNAISSANCES ET QUALITES REQUISES**:
**CONNAISSANCES**:
1. Techniques de secrétariat, maîtrise d'EXCEL, publipostage

2. Techniques de gestion administrative, maîtrise de SAGE

3. Eléments de base du droit du travail

**SAVOIR FAIRE**:
1. Méthodes de classement

2. Utilisation outils bureautique, maîtrise du pack Office dont maîtrise d'EXCEL, réalisation de publipostage

3. Animation d'équipe

4. Anticipation

5. Organisation

**QUALITES**:
**Autonome, Polyvalence, Excellent relationnel, force de proposition, rendre compte**

**Bonne Gestion du temps**

**CONDITIONS D'EXERCICE**:

- CDI
- Siège de l'association à Courbevoie
- 37h30 en Horaires de bureau
- Salaire coefficient 350 de la CC de l'Animation (2500 € Brut) + 13ème mois, Tickets restaurants (60% pris en charge par l'employeur) + Participation Mutuelle (70% prise en charge par l'employeur).

**POUR POSTULER** : Expédier lettre de motivation, CV à l'adresse suivante

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