Secretaire / Adjoint Administratif à La Cellule de - Paris, France - AP-HP Groupe hospitalier Lariboisière - Fernand-Widal

AP-HP Groupe hospitalier Lariboisière - Fernand-Widal

Entreprise vérifiée

Paris, France

il y a 3 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Détails de l'offre**:
**POSTE PROPOSÉ**

SECRETAIRE / ADJOINT ADMINISTRATIF à la cellule de recrutement

**CONTRAT**

Mutation

**DESCRIPTIF**

Position dans la structure

Liaisons hiérarchiques:

- Directeur des Soins: Mme Frédérique BRUNEAU
- Cadre supérieur responsable de la suppléance et du recrutement : Mme Sylvie SIMONELLI____________________

Liaisons fonctionnelles:

- DRH
- Gestionnaires
- Cadre de Santé des différents services, Cadre de santé de nuit
- Vacataires AS, PP
- Services administratifs et logistiques
- Institut de Formation en Soins Infirmiers et Aides-soignantes
- Société d'intérim
- Equipe soignante de la suppléance

Présentation de la structure et de l'équipe:
La cellule de suppléance et de recrutement est composée de 4 secrétaires : 2 sur le secteur de la suppléance, 2 secrétaires sur le secteur du recrutement, sous la responsabilité d'un cadre supérieur. Une polyvalence sur les deux postes est demandée.

L'équipe de suppléance est composée de 17IDE, 12 AS en GE et en 12h.

Horaires de travail:
35 heures par semaine en journée. Amplitude horaire : 7 H 36 en journée de 8 H 30 à 17H 30

Détails : du lundi au vendredi: Soit de 8 h 30-16 h 06 Ou de 9h30 -17h00 pour le recrutement.

ACTIVITES

Missions Générales:
Assurer la continuité sur les différents postes (suppléance, recrutement) en cas d'absence.

Missions Permanentes:
1.Gestion des recrutements : Gestion et suivi des dossiers dans le cadre d'une embauche (externe, mutation, réintégration, promotion professionnelle, CAE, vacations)

.1 Procéder aux recrutements de tous les personnels non médicaux, à l'exception des administratifs et encadrements (IDE, IADE, IBODE, AS, ASH, BRANCARDIER, diététicien, Kiné, MER, orthoptiste ):

- Orienter les CV, en collaboration avec le CSS en charge du recrutement, en fonction des postes vacants, du projet professionnel identifié et des compétences (parcours de stage, notation). Les CV IDE doivent être traités dans la journée. Pour les AS demander les dossiers scolaires ou évaluations (dossier à créer en attendant de récupérer toutes les PJ). Relance à faire chaque semaine.
- Demander le casier judiciaire (lien de connexion CJNB2)
- Mettre à jour le suivi des flux entrants
- Mettre à jour les différents tableaux de suivi du service : tableau de perspective de recrutement, TPER, mise à jour des postes vacants et compléter le tableau de suivis des signatures
- Classer et archiver des courriers
- Réaliser l'accueil téléphonique et physique des agents dans le cadre d'un recrutement
- Publier les offres d'emploi sur les différents sites (espace emploi, FHF) poster des annonces sur indeed, mettre à jour les postes 2 à 3 fois par mettre à jour les fiches de poste
- Faire Lien avec la DRH ou les gestionnaires pour des simulations de salaire ou informations diverses

1.2. Gestion des réintégrations et changement de services
- Assurer un suivi des courriers qui nous sont transmis par la DRH pour réintégrer un poste après un congé parental ou une disponibilité
- Recevoir les agents qui souhaitent changer de service avec CV, LM, et 3 dernières évaluations
- Leur proposer les postes vacants en fonction de leur projet et les orienter vers le CSS pour un entretien en collaboration avec le CSS en charge du recrutement

1.3 embauche de vacataires:

- Renseigner, accueillir et procéder au recrutement des étudiants infirmiers /ou en médecine, ou personnes en retraite ou nouvellement DE.

1.4 gestion des CAE

Missions spécifiques

Assurer le suivi des Promotions Professionnels en lien avec la formation continue, la gestionnaire et le Directeur des Soins (recensement des départs en formation, création des tableaux de suivi, suivi et positionnement dans les services lors des remises à disposition pendant la période de formation, courriers d'affectation, suivi des congés annuels)

Assurer le recrutement des RCA pour la période d'été en lien avec les gestionnaires

Réaliser le bilan d'activité à la fin de chaque mois et suivi des indicateurs

Renseigner chaque semaine le tableau de suivi des recrutements et le transmettre

2. Gestion de la suppléance

Demander et planifier les missions de remplacement auprès des agences d'intérims et inscrire sur le logiciel les affectations des agents dans les différents services

Gérer les demandes de remplacement ponctuelles par de la suppléance, des heures supplémentaires ou de l'intérim

Contacter les agences d'intérim pour assurer le suivi des demandes de la suppléance

Contacter les cadres et régulation des demandes en fonction des ressources.

3. Statistiques

Calculer le nombre de demandes mensuelles faites par services et DMU

Faire le bilan des différents modes de remplacements effectués par la suppléance, les heures supplémentaires et l'intérim pour chacun des services ainsi que pour les infirmières spécialisées (IBODES, I