Assistant de Direction - Lyon, France - Adecco

Adecco

Entreprise vérifiée

Lyon, France

il y a 2 semaines

Posté par:

Sophie Dupont

beBee Recruiter

Description

**Votre mission**:
Nous recrutons pour notre client situé à Grésy sur Aix, une/e ASSISTANT/E SERVICE TRAVAUX ET ACCUEIL H/F.

**Votre mission**:
Rattaché au Responsable de service, vous gérez et assumez les tâches administratives de bureau Du Service Chantier avec le support des chargés d'affaires.

A ce titre vos missions sont les suivantes:
**Accueil**:

- Accueil physique et téléphonique (attention transfert direct selon les services - pas d'infos à ce niveau)
- Gestion de la boîte mail générique : gestion d'au moins 5 boites pour le moment
- Gestion de réception des marchandises
- Codes d'accès internet pour les intervenants extérieurs

**Service Travaux***:
Création d'affaire : Réception et Suivi des dossiers chantier du début jusqu'à la fin: Commande du client
- Création fiches chantier et client - lire l'ensemble du dossier et restituer les particularités du CCAP auprès des Chargés d'affaires (pénalités de retard, RG ) - Préparer la facturation : demande caution - gestion prorata - choix du mode de facturation (bâtiment - industrie - régie) - importation des fichiers DPGF format ERP OCI- anticiper les fins de dossiers au fur et à mesure : tenir un suivi de DGD en interne pour les gros chantiers - Préparatif trame DOE en début de chantier pour mise en place des fiches techniques, Suivi des retours des PV réception et des DOE - Archivage des dossiers administratifs avec la partie technique
- Rassemblement des éléments administratifs du PGC pour le PPSPS : adresses Mo, médecine du travail, coordinateur sécurité.
- Suivi du planning des absences Chantier
- Préparation de la réunion hebdomadaire : Mise à jour du rapport d'activité en continue, information des CP ou autres demandes, retour problèmes réception marchandises, point des litiges en cours.

Récupération des situations mensuelles via L'ERP directement déjà rempli par les chargés d'affaires.
- Facturation des travaux
- Devis travaux : occasionnellement
- Appels d'offres AO : -Donner information des AO signalés par mail, préparer les dossiers en fonction des délais : penser à anticiper, une partie des documents sont des documents existants.
- Annuellement : préparation et mise à jour des documents et suivi dans l'année pour les dates de validité - archivages des années N-1 (DC4- K bis - Délégation - travail des étrangers ) - Retour d'informations auprès des organismes demandeurs
- Commandes D'achats pour le service : Commandes des chargés d'affaires et des bons comptoirs du chantier
- Sous-traitance SST : -Suivi des commandes avec collaborateurs (en amont des dossiers voir s'il y aura des SST) et création des contrats de SST - envoi et suivi du retour des documents administratifs et SSE - établir les autorisations d'accès auprès du client - préparer pour les collaborateurs les papiers accueil SST - il peut aussi y avoir du prêt de personnel : papiers à établir également
- Tous les 6 mois : faire les demandes des documents administratifs des SST récurrents ou en cours à la fin de l'année N-1 et archivages des années N-1
- Dossier référencement professionnel : Qualibat - Qualigaz - PGM - PGP.

**Votre profil**:
Vous disposez obligatoirement une expérience dans le milieu du bâtiment.

**Durée mission, temps de travail et rémunération**:
Durée : Poste à pourvoir immédiatement jusqu'au 30 septembre minimum

Temps de travail : Durée hebdomadaire : 35 heures réparties du lundi au vendredi

Horaires de travail = lundi / mardi / mercredi / jeudi / vendredi de 8h-12h et 14h-17h

**A propos de nous**:
Premier réseau d'agences d'emploi en France, Adecco a développé un savoir-faire unique de proximité et met toutes ses compétences à votre service.
Nos équipes sont présentes sur tout le territoire, avec plus de 900 agences. Quel que soit le contrat que vous cherchez : CDI, CDD, Intérim, CDI Intérimaire, CDI Apprenant ou alternance, nos experts travaillent chaque jour, pour vous guider vers ce qui vous correspond. Dès maintenant, devenez acteur de votre vie